Kaizen w firmie, czyli 4+1 narzędzia ciągłego doskonalenia

Podziel sięShare on Facebook0Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn4Share on Google+0

Jeżeli orientujesz się w aktualnych trendach w zarządzaniu i rozwoju osobistym, zapewne wiesz, czym jest Kaizen. Albo czujesz, czym może być. Jednak zawsze, kiedy ktoś zadaje mi pytanie „czy robiłaś Kaizen”, muszę dopytać, co dana osoba ma na myśli. Bo jak się okazuje – co firma, to inne znaczenie tego słowa.

Kaizen definiujemy jako ciągłe doskonalenie, zmianę na lepsze. Możemy też powiedzieć – zmiana lub dążenie do celu małymi krokami. Kaizen otrzymał znaczenie filozoficzne, lecz w firmach funkcjonuje jako określone narzędzie ciągłego doskonalenia procesów.

Możemy wyróżnić cztery podstawowe narzędzia ciągłego doskonalenia, którymi posługują się organizacje w swojej codziennej pracy.

1. „Widzę, więc działam”

Nie jest to „narzędzie” lecz podstawowy sposób postępowania, nawyk, który musimy zbudować w firmie. Zasada jest prosta – nie przechodzisz obok problemu, tylko go usuwasz. Jeżeli możesz zrobić to sam i od ręki – tak właśnie zrób. Jeżeli nie – poinformuj przełożonych lub zespoły wsparcia, poproś o pomoc.

Nawyk ten jest niezwykle istotny w działaniach na rzecz bezpieczeństwa. Wiele wypadków zdarza się właśnie dlatego, że nikt nie zareagował na potencjalne zagrożenie. „To nie mój problem, tylko bhpowca”.

Jeżeli widzę literówkę w tekście – poprawiam ją od razu, nie czekam aż nagromadzi mi się 10 błędów. Zepsuł mi się komputer – zgłaszam do działu IT, itd.

2. PDCA – cykl Deminga

Jest to schemat ciągłego doskonalenia, stworzony przez amerykańskiego statystyka Williama Edwardsa Deminga. Cykl ten został włączony do norm ISO.

jak wdrożyć kaizen w firmie

Składa się z czterech kroków:

PLAN – zaplanuj zmianę – zdefiniuj problem i ustal, co chcesz zrobić.

DO – wykonaj – wdróż usprawnienie na próbę (np. w obszarze pilotażowym, na jednym stanowisku, na jednej maszynie).

CHECK – sprawdź, czy ulepszenie spełniło swoje wymagania.

ACT – działaj – jeżeli ulepszenie spełniło swoje wymagania, wdróż zmianę w całym obszarze, jeżeli nie – popraw założenia i spróbuj ponownie.

Cykl Deminga jest bardzo uniwersalny. Ten sposób wdrażania zmiany sprawdzi się chyba we wszystkich obszarach firmy – od usprawnienia procesów i jakości produktów, po działania rozwojowe i marketingowe.

Znacznie więcej na temat PDCA przeczytasz tutaj.

3. Warsztaty Kaizen (Kaizen event, Kaizen workout)

Warsztatami Kaizen nazywamy krótkie, trwające najczęściej 2-6 tygodni, projekty usprawniające. Usprawnieniom podlega zazwyczaj jeden obszar, np. jeden dział, jedna brygada.

Warsztaty składają się z pięciu faz:

Planowania usprawnienia, czyli zdefiniowania problemu, z którym chcemy się uporać oraz narzędzi, które do tego wykorzystamy, ustalamy terminy i potrzebne zasoby.

Przygotowania, podczas którego gromadzimy potrzebne zasoby (tak materialne, jak i ludzkie), prowadzimy szkolenia.

Warsztatów, czyli właściwych działań usprawniających. Zazwyczaj trwają tydzień roboczy, podczas którego wszyscy pracownicy obszaru oraz wsparcie działają na rzecz wdrożenia zmian, a codzienne obowiązki są odkładane na bok (tam, gdzie jest to możliwe). To jest ten czas, kiedy dzieją się cuda 😉

Stabilizacji, w której pracownicy muszą się przyzwyczaić do nowego sposobu pracy. W tym czasie można wprowadzać poprawki, kończyć dłuższe zadania rozpoczęte w fazie warsztatów.

Standaryzacji, kiedy wszyscy pracownicy wiedzą co i jak, projekt się kończy, a nowy sposób pracy staje się standardem. Oczywiście do czasu wprowadzenia kolejnych zmian.

4. System sugestii pracowniczych

Prawdą jest, że pracownicy mają najlepsze pojęcie o problemach pojawiających się na ich stanowisku, potrafią wskazać miejsce do doskonalenia i odpowiedzieć na pytanie „co możemy zrobić lepiej”. Aby wykorzystać tą wiedzę, wiele firm tworzy Systemy sugestii pracowniczych. Mają one różną formę, lecz najczęściej są to karty do zgłaszania pomysłów. Następnie pomysł trafia do komisji, która dany pomysł zatwierdza do realizacji lub odrzuca.

Firmy również różnie podchodzą do nagradzania pracowników. Część z nich stosuje nagrody finansowe, np. systemy bonusów, procent od zaoszczędzonych dzięki sugestii pieniędzy, część nagrody materialne. Niektóre firmy idą w inną stronę i oferują pracownikom, którzy przedstawili najlepszy pomysł – np. miejsce parkingowe prezesa na tydzień. Ot, taka gratyfikacja 🙂

+1 Pętla sprzężenia zwrotnego tworzenie – pomiary – uczenie się

Uff, długa nazwa. Metoda ta została opisana w książce Erica Riesa „Metoda Lean StartUp” jako metoda ciągłego uczenia się startupów.

Ja chcę Ci ją przedstawić do wykorzystania również jako formę ciągłego doskonalenia, którą będzie się świetnie sprawdzała zwłaszcza w jednym obszarze firmy – marketingu social media.

Dlaczego? Ponieważ w mediach społecznościowych, tak samo w branży startupów, ważne jest tempo pracy i natychmiastowa reakcja na działania klientów. Ta metoda pozwoli na zbadanie jakie treści przyciągają klientów, o której godzinie najlepiej je publikować i na jakiej platformie oraz na szybkie wprowadzenie zmian.

Pętla składa się z 3 faz:

Tworzenia, podczas której tworzymy nasz produkt (lub post)

Pomiarów, podczas którego badamy, w jaki sposób klienci reagują na nasz produkt (post), ile mamy wejść, ile udostępnień, lajków, itd.

Uczenia się na podstawie danych z pomiarów. Wnioski wyciągnięte z badania wykorzystujemy podczas fazy tworzenia kolejnej odsłony produktu (kolejnego postu).

jak wdrożyć kaizen w firmie

 

Jak widzisz, masz wiele możliwości na wprowadzenie Kaizen do swojej firmy. Od czego zacząć? Wprowadź metodę małych kroków… małymi krokami i bądź najlepszym przykładem w swojej firmie.

A może masz już doświadczenie we wdrażaniu Kaizen w firmie? Podziel się nimi w komentarzach - chętnie je poznam 🙂

Jeśli nadal nie przekonałam Cię do stosowania ciągłego doskonalenia, może ten tekst o przewadze ewolucji nad rewolucją zrobi robotę? 😉 Klik!