W koncepcji Lean management jednym z filarów zmian jest pełne zaangażowanie pracowników w doskonalenie procesów w organizacji. Ogromną rolę odgrywają tu liderzy, a więc przełożeni zarządzający grupą pracowników (niezależnie od miejsca w strukturze organizacyjnej).
Ich praca nad wdrożeniem koncepcji lean management nie może się obyć bez bezpośrednich kontaktów z pracownikami tworzącymi wartość produktu, a co za tym idzie – bez systematycznych wizyt na przestrzeni nazywanej po japońsku Gemba (Genba).
To tutaj mają miejsce najważniejsze procesy związane z tworzeniem wartości dla klienta.
Na czym polega Gemba walking? Czym jest Gemba coaching? Jakich korzyści można się spodziewać z ich wprowadzenia w organizacji?
O tym już za chwilę.
Gemba – definicja
Zaczniemy od tego, co najważniejsze, a więc przedstawienia definicji Gemba (jap. miejsce zdarzenia). W koncepcji lean termin ten stosuje się do określenia miejsca, w którym wykonywana jest praca, a ściślej: w którym tworzona jest wartość widziana oczami klienta.
Na przykład w przypadku procesów produkcyjnych Gemba będzie oznaczać halę produkcyjną, w przypadku firm budowlanych – teren budowy, w przypadku firm usługowych – miejsce, w którym wykonywana jest usługa, a w przypadku procesów składowania – magazyn. Zarządzanie jakością w koncepcji lean wymaga zebrania danych ze wszystkich źródeł, w tym bezpośrednio z miejsca zdarzenia (Gemba).
Tu nie wystarczą ankiety czy przetwarzanie danych statystycznych zza biurka.
Potrzebne są tak zwane spacery Gemba (Gemba walk, Gemba walking).
Gemba walking
To koncepcja zarządzania stosowana przede wszystkim przez japońskich menadżerów, która pomaga w efektywnym radzeniu sobie z codziennymi problemami. To także istotny element koncepcji Lean management. Ma on na celu zaznajomienie się menedżerów i liderów z faktycznym procesem pracy, z zaangażowaniem pracowników oraz zdobyciem wiedzy na temat całego procesu tworzenia wartości.
W jakim celu powstało narzędzie Gemba walking?
Przede wszystkim stwarza ono realną szansę dla kadry kierowniczej na przełamanie codziennej rutyny i inne spojrzenie na proces produkcji, a także na zbudowanie odpowiedniej relacji z pracownikami.
Gemba walking – „Idź i zobacz”
Gemba walk opiera się na trzech wskazówkach, dzięki którym poczynione obserwacje można łatwo uporządkować i wyciągnąć z nich wnioski.
Oto one:
- 1. Idź i zobacz. Główną ideą „spaceru” jest regularna, naoczna obserwacja, dzięki której można zauważyć na przykład marnotrawstwo.
- 2. Zapytaj, dlaczego. Dobry przywódca identyfikuje problematyczne części procesu poprzez próbę zrozumienia jego całości oraz szczegółowe zbadanie strumienia wartości.
- 3. Szanuj ludzi. Gemba walking to nie spacer szefa. Nie służy też do wytykania błędów i szukania winnych. Służy do udoskonalania procesu, dlatego należy się skupić na szukaniu słabych punktów w procesie właśnie, nie u ludzi.
Jakie korzyści można odnieść ze stosowania Gemba walking?
Regularne odbywanie „spacerów Gemba” – przy zachowaniu powyższych zasad – może przynieść co najmniej kilka korzyści. Dzięki Gemba walk łatwiej jest zbudować stabilne relacje z pracownikami. Szybciej identyfikuje się ewentualne problemy, a także sprawniej podejmuje działania związane z ciągłym doskonaleniem (kaizen). Ponadto, jasne przekazywania celów i zadań prowadzi do zwiększenia zaangażowania osób, które mają bezpośredni wpływ na tworzenie wartości dla klienta.
7 zasad Gemba walk
Odbywanie regularnych Gemba walk powinno się wiązać z odpowiednim nastawieniem i stosowaniem pewnych procedur – łatwo tu wpaść w pułapkę „szukania błędów i winnych”.
Dlatego warto wypracować w sobie 7 dobrych nawyków:
- Wybierz temat, zrób plan i przygotuj listę pytań, które zadasz.
- Przygotuj swój zespół na swoją wizytę.
- Skup się na procesie, nie na ludziach.
- Bądź obecny tam, gdzie znajduje się strumień wartości.
- Zapisz swoje obserwacje (niczego nie sugeruj podczas spaceru).
- Zadbaj od czasu do czasu o dodatkową parę oczu. Zaproszenie osoby z innego działu, zajmującej się na co dzień czymś innym, może nam zapewnić świeże spojrzenie.
- Komunikacja wyników – nawet jeśli nic szczególnego nie zauważyłeś.
„Szef patrzy”. O pracownikach
Zatrzymajmy się przez chwilę przy ostatnim punkcie. Dlaczego mamy komunikować wyniki swoich obserwacji, jeśli nic ważnego nie zauważymy? Informacje zwrotne są ważne, gdyż jeśli ich zabraknie, załoga będzie się czuła obserwowana, a niepewna wyniku obserwacji – zestresowana. Warto dodać, że jeśli w toku swojego spaceru zauważymy coś szczególnego, informujemy o tym zespół kierowniczy w celu dokładnej analizy sytuacji. Można także zaprosić pracowników, którzy przekazali najbardziej wnikliwe informacje.
Głównym celem spotkania organizowanego po Gemba walking jest uzyskanie jak największej ilości różnych punktów widzenia.
Gemba coaching – kompetencje miękkie
Z Gemba walking związany jest proces Gemba coaching. Jest to sposób nauki „na żywym organizmie”, to znaczy na procesach, jakie zachodzą w przedsiębiorstwie. Jego podstawę stanowią zasady TWI (Training Within Industry), które związane są z zarządzaniem wizualnym, z wdrożeniem sposobów na doskonalenie przepływu wartości i stanowisk pracy, a także z efektywną komunikacją. Gemba coaching prowadzony jest na hali produkcyjnej (lub też innym Gemba), gdzie osoba szkoląca towarzyszy liderowi i rozwija go poprzez zadawanie odpowiednich pytań.
Takie szkolenie przynosi szereg korzyści, dzięki którym lider:
- Stosuje otwarte pytania, by rozwijać swoich pracowników,
- Nie wini pracowników,
- Zwięźle podsumowuje wspólne uzgodnienia,
- Chce zrozumieć powody sprzeciwu,
- Słucha pracowników i przekazuje im informację zwrotną,
- Potrafi rozpoznać marnotrawstwo w procesach.
Gemba coaching – narzędzia twarde
Kompetencje miękkie to nie jedyne korzyści, jakie niesie za sobą Gemba coaching. Dostarcza on także wielu narzędzi, których stosowanie ma wpływ między innymi na redukcję wielkości zapasów w toku, wzrost wydajności jednostkowych procesów produkcyjnych, zwiększenie dostępności maszyn, a także zmniejszenie marnotrawstwa.
W jakich działach może być przeprowadzony Gemba coaching?
Na koniec dodajmy jeszcze kilka słów o tym, w jakich działach Gemba coaching może przynieść najlepsze wyniki. Mogą to być między innymi:
- Dział Konstrukcji,
- Dział Rozwoju Produktów,
- Dział Zakupów i Logistyki,
- Dział Technologiczny,
- Dział Produkcji,
- Dział Obsługi Klienta.
Jak skutecznie wprowadzić i przeprowadzić Gemba Walking w Twoje firmie? Sprawdź:
Czekamy na Wasze opinie z wprowadzenia w Waszych firmach Gemba walk!