Kaizen jest nieodłączną częścią wdrożenia lean management w organizacji. Można nawet zaryzykować stwierdzenie, że to na tej filozofii właśnie opiera się cała metoda.
Nie od dziś wiadomo, że samo wdrożenie zasad lean nie sprawi, że przedsiębiorstwo będzie lepiej funkcjonować.
Tu potrzebna jest także zmiana sposobu myślenia, a w efekcie – stworzenie kultury lean, stwarzającej warunki sprzyjające ciągłemu doskonaleniu. Czym jest filozofia kaizen, jakie wprowadza zasady i czy można ją wykorzystać także w życiu codziennym?
Zacznijmy więc od wyjaśnienia i odpowiedzi na pytanie „co to jest Kaizen?”.
Filozofia kaizen
„Kaizen” to w tłumaczeniu na język polski poprawa, zmiana na lepsze, polepszenie. Oznacza ono japońską filozofię biznesową polegającą na ustawicznym poprawianiu i ulepszaniu procesu zarządzania i produkcji na wszystkich szczeblach.
Celem takiego postępowania jest skrócenie czasu realizacji procesu, poprawa jakości wytwarzanych produktów, dostosowywanie technicznych elementów systemu, redukcja kosztów, poprawa ergonomii stanowisk roboczych oraz tworzenie kryteriów oceny i nagradzania.
Metoda kaizen
Kaizen często nazywa się metodą małych kroków. Dokonywanie zmian poprzez małe ulepszenia korzystnie wpływają na działalność przedsiębiorstwa, atmosferę w pracy i poczucie sprawstwa pracowników. Nad małymi krokami mamy kontrolę, dzięki czemu możemy być bardziej pewni siebie i stopniowo przechodzić do bardziej wymagających wyzwań.
Rodzaje kaizen
Wyróżniamy dwa rodzaje koncepcji kaizen: kaizen przepływu i kaizen procesu. Pierwszy z nich polega na doskonaleniu przepływu informacji i materiałów i wiąże się z reorganizacją całego obszaru pracy. Z kolei kaizen procesu polega na usprawnianiu pojedynczych stanowisk pracy. Mamy tu dużą ilość małych usprawnień niewymagających dużego wysiłku przy wdrożeniu.
10 zasad kaizen
Koncepcja kaizen proponuje 10 zasad, których stosowanie pozwala na stopniowe ulepszanie pracy na każdym etapie i na każdym szczeblu.
- Problemy stwarzają możliwości. To podejście jest dość obce polskiej mentalności, jednak tym bardziej warto wdrożyć je w życie.
- Pytaj 5 razy „Dlaczego?” (metoda i technika 5 why), próbując dojść do źródła problemu.
- Bierz pomysły od wszystkich.
- Bierz pod uwagę rozwiązania możliwe do wdrożenia.
- Nie trzymaj się kurczowo ustalonego stanu rzeczy.
- Twierdzenie, że czegoś nie da się zrobić, to zbędna wymówka.
- Wybieraj proste rozwiązania, nie czekając na te doskonałe.
- Zamiast pieniędzy użyj sprytu.
- Wszelkie pomyłki koryguj na bieżąco.
- Ulepszanie nie ma końca.
Kaizen w przedsiębiorstwie
Stosowanie metody kaizen w przedsiębiorstwie nie sprowadza się wyłącznie do tego, by produkt lub usługa spełniały określone wymagania. Polega ona na zmianie stylu życia, które ma opierać się na niekończącym się procesie ulepszania. Dlatego też jej podstawę stanowi nieustanne zaangażowanie pracowników wszystkich szczebli. Kaizen stanowi odpowiedź na tradycyjne podejście do zautomatyzowanej produkcji, niewymagającej świadomej oceny wykonywanych zadań. Koncepcja kaizen wspierana jest często innymi zasadami, takimi jak ergonometria, ergonomia czy ekonomika ruchów elementarnych.
Kaizen w praktyce
Mówiliśmy już o celach i zasadach, jakie niesie za sobą koncepcja kaizen. Pora teraz pokazać, jak najczęściej wygląda jej wdrażanie w praktyce. Zwykle przyjmuje ona sformalizowaną postać i składają się na nią następujące elementy:
- Powołanie stanowiska pracy dla osoby nadzorującej wdrożenie kaizen, która odpowiedzialna jest za odpowiednie szkolenie pracowników.
- Wprowadzenie formularza do zgłaszania usprawnień, który może mieć formę papierową lub elektroniczną. Wypełniony przez pracownika wniosek trafia do skrzynki pomysłów kaizen (o której jeszcze będzie mowa) lub też bezpośrednio do osoby odpowiedzialnej za wdrożenie kaizen.
- Podjęcie decyzji o akceptacji lub odrzuceniu wniosku, którą – w zależności od charakteru proponowanej zmiany – podejmuje osoba odpowiedzialna za wdrożenie kaizen, inni pracownicy lub też przełożony osoby zgłaszającej wniosek.
- Wprowadzanie zaproponowanych zmian (w przypadku akceptacji wniosku).
- Ogłaszanie informacji o przyjętych wnioskach i nagrody dla najlepszych usprawnień.
System sugestii kaizen
System sugestii kaizen polega na zbieraniu pomysłów od pracowników produkcyjnych. W tym celu, w widocznym i łatwo dostępnym miejscu, umieszcza się skrzynkę pomysłów kaizen, do której pracownicy wrzucają wypełnione formularze z wnioskami o usprawnienie. To metoda, którą łatwo wdrożyć, jednak trudniej utrzymać. Zwykle na początku zgłaszanych jest kilka pomysłów, jednak później skrzynka pozostaje pusta.
Przyczyn takiego zjawiska może być kilka.
Jednym z nich jest zwlekanie z realizacją pomysłów kaizen lub też brak ich realizacji.
Innym – słaba motywacja.
Dlatego też kluczowym czynnikiem jest wytworzenie kultury ciągłego doskonalenia.
Kaizen w życiu codziennym
Już samo zapoznanie się z podstawowymi zasadami kaizen nasuwa nam myśl, że jest to filozofia, którą można wykorzystać nie tylko do usprawniania pracy przedsiębiorstwa, ale także w życiu codziennym. Większość zasad, koncepcji i filozofii, które mają nam pomóc w rozwoju osobistym, ma jedną wadę: stawia tak wysokie wymagania, że w krótkim czasie poddajemy się i nasz początkowy zapał okazuje się słomiany. Kaizen, w przeciwieństwie do nich, wymaga od nas naprawdę niewiele, a mimo to (a może właśnie dlatego) można dzięki niemu osiągnąć wymarzony cel.
Jak można wykorzystać kaizen w życiu codziennym? Kilka praktycznych wskazówek
Jak wspomnieliśmy, filozofia kaizen zasadza się na metodzie małych kroków, z których każdy nie wymaga od nas dużego wysiłku, ale dzięki systematyczności osiągamy oczekiwany wynik.
Jak praktycznie wykorzystać kaizen w życiu codziennym?
- Jeśli chcesz zacząć biegać, zacznij od 5 minut dziennie. Po tygodniu dodaj kolejne 5 minut. Przez następne tygodnie dodawaj po 5 minut. Nawet nie zauważysz, kiedy godzina treningu to będzie pestka.
- Chcesz ograniczyć picie kawy? W pierwszym tygodniu wypijaj jej o 1/5 mniej każdego dnia i zmniejszaj jej ilość zawsze wtedy, gdy poczujesz, że jesteś gotowa/gotowy.
- Chcesz (w końcu) nauczyć się języka obcego? Poświęć na słuchanie nagrań w tym języku 5 minut dziennie i naucz się każdego dnia 5 słówek. Na koniec tygodnia powtórz wszystkie słówka.
Opinie na temat wdrożeń kaizen w przedsiębiorstwach, firmach i organizacjach
Jakie są Wasze doświadczenia i opinie z praktycznego zastosowania i wdrożeń kaizen w Waszych firmach? Wszystkie opinie, które opublikujecie będą dla nas ważne!