Wdrażanie Lean management w organizacji wiąże się między innymi ze stosowaniem narzędzi mających na celu zmniejszenie marnotrawstwa. Jednym z takich narzędzi jest Waste walk.
Czym dokładnie jest i jak powinien przebiegać? Jakie notatki będą tu pomocne i w jaki sposób Waste walk może wpłynąć na zmniejszenie marnotrawstwa, a co za tym idzie – zwiększenie wydajności?
Odpowiadamy na wszystkie pytania dotyczące Waste walk!
Czym jest Waste walk?
Waste walk to zaplanowana wizyta w przestrzeni roboczej, która ma na celu zaobserwowanie i zidentyfikowanie marnotrawstwa (w znaczeniu muda, o czym jeszcze będzie mowa za chwilę). Podczas wizyty bierze się pod uwagę 8 rodzajów marnotrawstwa. Waste walk ma na celu wykrycie możliwości udoskonalenia pracy, zgodnie z jedną z zasad Lean management (kaizen).
Cel Waste walk
To narzędzie, które jest niezwykle pomocne zarówno w wykrywaniu niepotrzebnych czynności czy strat, ale także w zwiększeniu zaangażowania pracowników. W czasie Waste walk – o wiele łatwiej niż zza biurka – można zauważyć niewłaściwe rozplanowanie, nieskuteczne działania, biurokrację, nadmiernie długie raporty, czy też inne nieprawidłowości. Wszystkie te czynniki wpływają negatywnie na wyniki i rentowność firmy. Trzeba również pamiętać, że im dłużej pracuje się w danej organizacji, tym trudniej jest zauważyć występujące w niej marnotrawstwo. Waste walk pomaga spojrzeć „świeżym okiem” na procesy zachodzące w firmie, a co za tym idzie – szybciej rozpoznać marnotrawstwo.
Czym jest marnotrawstwo?
Główną zasadą filozofii lean jest tworzenie produktów najwyższej jakości z uwzględnieniem wartości widzianych oczami klienta. Jeśli dana czynność, czy też proces, nie dodają wartości danemu produktowi, uważa się je za marnotrawstwo.
Typy marnotrawstwa
Jak już wspomnieliśmy (i jak sama nazwa narzędzia wskazuje), Waste walk służy temu, by zidentyfikować marnotrawstwo. Zgodnie z koncepcją zarządzania Lean management istnieje 8 typów marnotrawstwa.
A są to:
- Błędy – nieprawidłowości w produkcji bądź też dostarczanie klientowi usług na niskim poziomie,
- Nadprodukcja – nadmierna produkcja towarów, ale też na przykład tworzenie zbyt dużej ilości raportów,
- Nadmierny transport – przenoszenie lub przewożenie produktów z wykorzystaniem zbyt długiej drogi,
- Oczekiwanie – opóźnienia w dostawach spowodowane brakiem odpowiedniego połączenia poszczególnych procesów,
- Nadmierne zapasy – przechowywanie zbyt dużej ilości części i materiałów. Punkt ten dotyczy także zatrudniania zbyt dużej ilości pracowników,
- Nadmierny ruch – wkładanie większego niż to konieczne wysiłku w wykonywanie zadania,
- Nieprawidłowości w procesach – stosowanie nieadekwatnych metod do wykonywania danych czynności,
- Niewykorzystanie potencjału pracowników.
Pytania pomocnicze w przygotowaniu Waste walk
Przygotowując przeprowadzenie Waste walk, warto zastanowić się nad procesami zachodzącymi w firmie (procedury, instrukcje) i odpowiedzieć sobie na kilka pytań:
- Czy istnieją w firmie procesy, które wydają się trwać zbyt długo?
- Czy istnieją w firmie procesy, w których wykorzystuje się nadmierną ilość materiałów?
- Czy istnieją w firmie procesy, w których powtarzają się błędy i które wymagają wprowadzania ciągłych poprawek lub nawet powtórnie wykonanej pracy?
- Czy istnieją w firmie procesy, które są wykonywane niekonsekwentnie, przez jedną osobę lub też przez grupę osób?
- Czy niektóre procesy w firmie wydają się zbyt skomplikowane lub zagmatwane?
- Sprawdź opinie klientów (jeśli to możliwe) – w czym mogą być pomocne?
- Porozmawiaj ze współpracownikami – jakie oni mają wstępne uwagi?
- Gdzie znajdują się pola, w których coś nie działa? Kiedy będzie można wdrożyć naprawę tego stanu rzeczy?
Przygotowanie członków grupy do przeprowadzenia Waste walk
Przygotowanie Waste walk należy do właściciela firmy lub też do managera. Obejmuje w pierwszej kolejności wyłonienie grupy 4-6 osób, które będą miały go przeprowadzić. Osoby te powinny pracować w parach. Wraz z grupą wybranych osób ustalamy obszary, które będą poddane obserwacji. Jeśli grupa będzie obserwować obszar spoza swojego działu, należy poinformować o tym pracowników.
Jak przebiegają dalsze przygotowania do Waste walk?
- Przegląd 8 typów marnotrawstwa wraz z członkami grupy.
- Rozdanie członkom grupy kartek z wypisanymi typami marnotrawstwa, które będą służyć im do notatek podczas Waste walk.
- Wysłanie członków grupy do przeprowadzenia Waste walk.
- Po przeprowadzonym Waste walk organizujemy spotkanie, na którym podsumowujemy wizytę, dyskutując i zapisując zaobserwowane marnotrawstwa na dużej tablicy.
- Właściciel lub manager sam również udaje się na Waste walk i zapisuje swoje uwagi.
- Podczas kolejnego spotkania przedstawia swoje spostrzeżenia.
- Przeprowadzenie dyskusji mającej na celu znalezienie rozwiązań dla zauważonych nieprawidłowości.
Przykładowy arkusz obserwacji Waste walk
Stosowanie gotowego arkuszu podczas Waste walk znacznie ułatwia i usprawnia pracę. Dzięki niemu łatwiej jest zauważyć marnotrawstwo, dlatego chcemy tu przedstawić przykład.
Co powinno się znaleźć w arkuszu obserwacji Waste walk?
- Pierwsza kolumna niech zawiera poszczególne kategorie marnotrawstwa (błędy, nadprodukcja, nadmierny transport, oczekiwanie, nadmierne zapasy, nadmierny ruch, nieprawidłowości w procesach i niewykorzystany potencjał pracowników).
- W drugiej kolumnie będziemy zapisywać obserwacje.
- W trzeciej opiszmy wpływ danego marnotrawstwa na przepływ strumienia wartości.
- Czwarta kolumna niech zawiera informację, kogo lub czego dotyczy dane marnotrawstwo (klient, praca, nauka, kadra zarządzająca),
- W piątej niech znajdą się możliwe rozwiązania problemów proponowane przez pracowników.
Waste walk a niewykorzystany potencjał pracowników
Większość firm nie skupia się na niewykorzystanym potencjale pracowników podczas Waste walk. W czasie wdrażania koncepcji lean zapomina się często o ludziach, którzy wykonują tu przecież najważniejszą pracę.
Dlaczego tak się dzieje?
- Kadra zarządzająca nie docenia pomysłów pracowników,
- Jeśli podczas Waste walk oderwiemy pracowników od ich pracy, kto ją wykona?
- Jeśli załoga pracuje na zmiany, nie wszyscy pracownicy będą obecni podczas Waste walk.
Czekamy na Wasze opinie o temacie Waste Walk.