Lean management to racjonalna, a jednocześnie prosta metoda optymalizacji działania organizacji, którą można wdrożyć zarówno w dziale produkcyjnym (lean manufacturing, lean production), jak i we wszystkich innych działach firmy.
Ogromnym atutem filozofii lean management jest fakt, iż jej zasady dają się dopasować do każdej branży.
Czym jest lean management, na jakich zasadach działa, jakie może przynieść korzyści i z jakimi przeszkodami może się wiązać jego wdrażanie?
Tego wszystkiego dowiesz się z niniejszego artykułu.
Filozofia lean
Koncepcja lean management ma swoje źródło w Japonii. Pod koniec lat 40. ubiegłego wieku, w zakładzie produkcyjnym Toyoty, wdrożono tak zwany System Produkcyjny Toyoty (TPS, Toyota Production System), polegający na dążeniu do ograniczenia procesów, które nie przynoszą wartości produktowi końcowemu.
System ten stał się początkiem lean manufacturing (lean production), który dotyczy zarządzania produkcją.
Dzięki niemu udało się osiągnąć większą produktywność i wydajność oraz krótszy czas cyklu przy jednoczesnych mniejszych nakładach inwestycyjnych.
Nazwa „lean manufacturing” została pierwszy raz użyta oficjalnie w publikacji J. Krafcika Triumf szczupłego zarządzania a następnie została rozpropagowana (zarówno sama nazwa, jak i koncepcja) przez autorów książki Maszyna, która zmieniła świat Jamesa P. Womacka, Daniela T. Jonesa i Daniela Roosa.
Definicja lean management
Jak powiedziano, lean manufacturing dotyczy zarządzania produkcją. Lean management idzie tu o krok dalej, ponieważ można go zastosować we wszystkich działach organizacji działającej w dowolnym biznesie. Stanowi on zbiór zasad mających na celu ograniczenie marnotrawstwa wszelkich procesów, prac i surowców, które nie niosą za sobą bezpośrednich wartości, przyczyniających się do wzrostu jakości.
Metodologia lean
Metoda lean (ang. szczupły) zasadza się na trzech głównych, jak na jej nazwę przystało, niezwykle prostych, filarach.
Oto one:
- Dostarczamy wartość widzianą z perspektywy klienta,
- Eliminujemy odpady (procesy i surowce, które nie dodają wartości produktowi końcowemu),
- Nieustannie dążymy do doskonałości (jap. kaizen).
Zasady lean management
Koncepcja lean management jest niezwykle uniwersalna. Jej zasady (z oczywistymi modyfikacjami wynikającymi ze specyfiki pracy poszczególnych branż i działów) można wdrożyć w firmach produkcyjnych, usługowych czy biurach. Podstawą do jej wdrożenia jest zastosowanie pięciu zasad:
- Zidentyfikowanie wartości (z punktu widzenia klienta). To, co nie przynosi wartości produktowi końcowemu, jest zbędne.
- Mapowanie strumienia wartości. Jak wygląda przepływ pracy firmy? Notujemy jej działania i osoby zaangażowane w proces dostarczania produktu końcowego do klienta. Które części całego procesu nie dodają wartości?
- Utworzenie ciągłego przepływu wartości. Proces ten polega na wytworzeniu jak najbardziej płynnego procesu wytwarzania produktu (lub świadczeniu usługi), bez przerw, zakłóceń i przestojów.
- Utworzenie systemu ciągnącego/ssącego, w przeciwieństwie do tradycyjnego systemu pchającego. Polega on na tym, że praca wykonywana jest tylko wtedy, gdy istnieje na nią popyt.
- Ciągłe doskonalenie (kaizen). Przejście wszystkich poprzednich kroków nie oznacza, że wdrażanie systemu zarządzania lean zostało zakończone. Do tego, aby mogło ono działać, potrzebne jest zaangażowanie pracowników, którzy – znając filozofię lean management – będą wciąż dążyć do udoskonalania swojej pracy.
Kultura lean
W toku pracy nad ulepszaniem procesów, eliminowaniem marnotrawstwa, szukaniem sposobów na zwiększenie efektywności często zapomina się o czymś, co – choć mniej uchwytne – jest równie ważne dla wprowadzenia do organizacji koncepcji lean. Kultury organizacyjnej w firmie nie da się zmierzyć. Jest to, jak twierdzi G. J. Hofstede w swojej książce Kultury i organizacje, zbiorowe zaprogramowanie umysłu, które wyróżnia członków jednej organizacji spośród innych. Jak wiadomo, na kulturę danej organizacji największy wpływ ma kierownictwo, dlatego zgodnie z metodą lean oczekuje się od niego, by:
- wyznawało zasadę ciągłego uczenia się i ciągłego doskonalenia,
- zbliżało się do podstawowych operacji w firmie („odhierarchizowanie” relacji z załogą).
Korzyści płynące ze stosowania filozofii lean w organizacji
Metoda lean management wprowadzana w firmie niesie za sobą szereg korzyści, zarówno mierzalnych (takich jak wzrost efektywności przy jednoczesnym obniżeniu kosztów), jak i niemierzalnych (jak na przykład poprawa komunikacji pomiędzy pracownikami). Umiejętnie wdrożona i konsekwentnie utrzymywana, prowadzi do zoptymalizowania procesów i skuteczniejszego działania. Oto lista korzyści, jakie możemy odnieść z zastosowania koncepcji lean management w organizacji:
- Ograniczenie ilości odpadów, dzięki czemu siła robocza może się skupić na działaniach przynoszących wartość,
- Zwiększenie produktywności i wydajności,
- Brak nadmiernych zapasów,
- Lepsze wykorzystanie zasobów,
- Wzmocnienie konkurencyjności organizacji,
- Ograniczenie kosztów działalności,
- Zwiększenie elastyczności firmy i szybkie dostosowywanie się zmian w popycie,
- Poprawa jakości wytwarzanych produktów i oferowanych usług,
- Poprawa cash flow,
- Skrócenie czasu realizacji zamówień.
Przeszkody stojące na drodze do wdrażania koncepcji lean
Każda zmiana wprowadzana w organizacji napotyka na opór, czy to ze strony kadry zarządzającej, czy też pracowników. Wdrożenie lean management nie jest w tym przypadku wyjątkiem. Warto zdawać sobie sprawę z istniejących zagrożeń mogących spowodować jego fiasko, by móc wystarczająco szybko zareagować lub też zapobiec ewentualnym ryzykom.
Do najczęściej pojawiających się przeszkód na drodze do wdrożenia filozofii lean należą:
- Brak wsparcia i zaangażowania ze strony członków najwyższego kierownictwa,
- Opór pracowników, który może wynikać z obaw przed zmianami, braku zaufania do kierownictwa, braku wiedzy na temat koncepcji lean lub też ze złych doświadczeń z podobnych inicjatyw realizowanych wcześniej,
- Traktowanie zasad lean management jako zestawu narzędzi, nie jak trwałej zmiany kultury organizacyjnej,
- Brak standardów skutecznego wdrażania koncepcji lean,
- Różnice kulturowe.
Na koniec dla wszystkich tych, którzy chcą zgłębić naturę lean management przedstawiamy małą biblioteczkę, która omówi narzędzia lean management, a także systemy lean management, z tego dzieła dowiesz się więcej o koncepcji lean management i kierunkach jej rozwoju.
Opinie o lean management
W komentarzach podrzućcie Wasze opinie dotyczące wdrożeń lean management w Waszych firmach. Opowiedzcie czy było warto i czy zdecydowalibyście się raz jeszcze na taki krok. Każda opinia się liczy.