5 metod Lean do zastosowania od zaraz!

Podziel sięShare on Facebook0Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn5Share on Google+0

Lean Thinking to nowy sposób podejścia do zadań (tych codziennych, jak i biznesowych) - dzięki ograniczeniu i usunięciu marnotrawstwa  usprawniamy ich wykonanie, zwiększa się nasza efektywność oraz jakość wykonywanej pracy. Działamy rozsądniej.

Od czego zacząć? Czym kierować się w trakcie wdrażania Lean Thinking? W odpowiedzi na te pytania przygotowałam zestaw pięciu metod, które ułatwią Ci zadanie.

Zaczynajmy!

 

1. Kwestionuj stan obecny

To pierwsza i najważniejsza zasada Lean i Kaizen. Podejście Lean oznacza ciągłe zadawanie pytania:

Dlaczego robię to w taki sposób?

Jesteśmy więźniami nawyków i przyzwyczajeń. To co dla nas normalne, naturalne, wcale nie musi takie być, jeżeli popatrzymy na nasze działania z boku. Kiedyś w czasopiśmie przeczytałam taką historię (przytaczam z pamięci):

"Pewnego dnia podczas gotowania obiadu, mąż zadał mi pytanie, dlaczego zawsze przed wrzuceniem marchewki do garnka, kroję ją na pół. Pomyślałam chwilkę, po czym stwierdziłam, że właściwie nie wiem. Moja mama tak robiła, więc ja również tak robię. Zastanowiło mnie to pytanie, dlatego zadałam je mojej mamie. Po chwili zdziwienia odpowiedziała „Wiesz, nigdy się nad tym nie zastanawiałam, moja mama też tak robiła”. No cóż, pomyślałam, trzeba pójść do babci. Podczas kolejnej wizyty zadałam jej to samo pytanie. Babcia wybuchnęła śmiechem i odpowiedziała „Bo miałam za mały garnek, dziecko!”

Widzisz, co tu się stało? Bądź jak autorka tej historii i zacznij zadawać pytania „Dlaczego?”

Możesz też posłużyć się pytaniami pomocniczymi:

  • Czy można dane zadanie wykonać w inny sposób?
  • Co mogę zrobić, aby usprawnić sobie wykonanie zadania?
  • Czy w ogóle muszę daną czynność wykonywać?

 

2. Bądź leniwy

Bill Gates miał kiedyś powiedzieć:

„Do wykonania trudnego zadania wybieram osobę leniwą, ponieważ taka osoba znajdzie najprostszy sposób na jego wykonanie.”

Dlaczego by nie wziąć jego rady do serca?

Ja właściwie widzę w tym cytacie dwa sposoby na bycie leniwym. Pierwsze to upraszczanie zadania sobie samemu (jak → patrz pkt. 1), drugie – zlecenie jego wykonania innej osobie. Kto powiedział, że musisz być samowystarczalny?

 

3. Obserwuj i pytaj

W szczupłym myśleniu przydadzą Ci się dwa świetne teksty:

Po co wymyślać koło od nowa?

oraz

Jeśli uczyć się na błędach, to lepiej nie na swoich

Zadawaj pytania, rozmawiaj, dyskutuj, czytaj. Inspiruj się pracą innych. Wymieniaj się doświadczeniem i wiedzą, przyłącz się do grupy o podobnych zainteresowaniach, bierz udział w branżowych eventach. Ucz się.

Sprawdź również artykuł na ten temat: #5 Obserwuj i pytaj

 

4. Postaw na standardy, rutynę i rytuały

Ustal standardy dla czynności nielubianych...

Opłaty, zakupy, sprzątanie pójdą Ci łatwiej, jeżeli:

a) uprościsz je,
b) ustalisz zasady ich wykonywania. Np. opłaty wykonujesz w każdy drugi wtorek miesiąca, faktury zbierasz w jednym miejscu. Wystarczy przysiąść przed komputerem i robić przelewy jeden po drugim. Oczywiście, jeżeli jest możliwość wysyłania przelewów cyklicznych, patrz punkt 2.

… oraz czynności ważnych

Dla spraw zawodowych (np. tworzenie i sprzedaż produktów, sposób komunikacji z klientem, to, co wpływa na ilość $ w Twoim portfelu) oraz zdrowotnych (wizyty u stomatologa, badanie krwi, itd.).

A w domu? Twórz standardy tam, gdzie musisz podjąć decyzję, np. co dzisiaj ubiorę, jak się pomaluję, jaką zrobię fryzurę, co zjem na obiad. Podjęcie każdej z tych decyzji zabiera czas. Stosując standardy - jeansy + t-shirt, koczek i tusz do rzęs, jest wtorek, czyli zupa brokułowa – zyskujesz czas i unikasz zbędnego stresu.

Rutyny sprawdzą się w kluczowych elementach dnia, np. pobudka i zebranie dzieci do przedszkola, dojazd do pracy, pierwsze zadania po przyjściu do pracy (sprawdzenie maili, ustalenie priorytetów na dany dzień) oraz ostatnie działania przed wyjściem z pracy (podsumowanie dnia, sprawy do załatwienia kolejnego dnia, itd.) Sprawia, że czujemy się bezpieczniej - dzięki nim wiem, jaki będzie kolejny krok oraz ile czasu nam zajmie.

Więcej na temat roli standardów w biznesie znajdziesz tutaj.

 

5. Stwórz swoją pamięć zewnętrzną

To, co na papierze, ma większą moc sprawczą niż to, co pomyślane. Podobno osoby, które wiele notują, mają większe szanse na osiągnięcie sukcesu, więc notuj interesujące Cię zagadnienia, twórz notatki z książek, artykułów, konferencji, szkoleń, spotkań. Zapisując pomysły szybciej je zrealizujesz. Nadaj zapiskom strukturę, aby się w nich nie pogubić.

Twórz checklisty, aby nie zapominać. Przydadzą się podczas planowania, wykonywania standaryzowanych działań (w formie krok po kroku) tak w pracy, jak i w domu.

 

Wiesz, co uwielbiam w tych metodach?

  • Nic nie kosztują! Potrzebujesz jedynie swojego sprytu, kawałka papieru i ołówka.
  • Możesz je zastosować wszędzie: w domu, w pracy, w biznesie, na blogu.
  • Są łatwe do zastosowania.
  • Pomogą ci znaleźć czas na rzeczy naprawdę ważne!

I jak, masz już kilka pomysłów?