Jak i gdzie szukać oszczędności w biznesie

Podziel sięShare on Facebook0Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn2Share on Google+0

Jakie jest twoje pierwsze skojarzenie z tematem oszczędności w biznesie? Dla wielu z nas "cięcie kosztów" rozumiane jest głównie przez redukcję zatrudnienia lub kupowanie tańszego papieru do drukarki. Lecz takie zabiegi nie przynoszą długoterminowych rezultatów. Ba! Redukcja kosztów może spowodować... wzrost kosztów! Ale ja nie o tym, żeby Cię dołować, a wręcz przeciwnie, pokazać jak i gdzie szukać oszczędności.

Każdy biznes ma swoje małe "grzeszki", ukryte koszty, które zjadają mniejsze i większe zasoby, czy to finansowe, materialne (za które ktoś zapłacił) oraz czas. Gdzie ich szukać? W codziennych zadaniach, procesach biznesowych i decyzjach, które podejmujesz. Zatem - do dzieła!

 

#1 Projekty, ach projekty!

Oprócz tego, że wydaje mi się, że obecnie nadużywamy słowa "projekt", samo "robienie projektów" może nas sporo kosztować. Przyjrzyjmy się kilku sytuacjom.

Sytuacja 1 - Robisz (zbyt) wiele projektów jednocześnie lub zamówienia klientów są nieregularne

Ogólnie świetnie, że masz tyle pracy. Jeżeli jeszcze klienci płacą na czas - bomba! Sprawa jest prosta. Im więcej projektów w jednym czasie, tym więcej zasobów musisz zapewnić = wydajesz więcej pieniędzy na materiał, narzędzia, sprzęt, ludzi do pomocy (jeżeli potrzebujesz) - w jednym czasie. Poza tym nie zawsze mamy do dyspozycji potrzebną kwotę na zakup, więc musimy pieniądze pożyczyć.

Do tego dochodzą pomyłki. Im więcej masz na głowie, tym o nie łatwiej. Może się okazać, że wyprodukowałaś nie to, co trzeba lub nie z tego materiału, jaki klient sobie życzył. Albo uda Ci się to sprzedać innej osobie, albo produkt trafi do kosza wraz z pieniędzmi i czasem, który już w niego zainwestowałaś.

Co możesz zrobić? Rozłożyć projekty w czasie, tak aby rozpoczynały się i kończyły w regularnych odstępach, usprawni zarówno organizację pracy i planowanie zakupów, ale również zapewni regularny przypływ $$ za produkty.

Sytuacja 2 - Nie kończysz projektów

Masz świetny pomysł, zaczynasz go realizować, ale gdzieś po drodze tracisz zapał do pracy lub stwierdzasz, że projekt nie ma sensu. Tracisz podwójnie - po pierwsze to, co już w projekt zainwestowałaś. Po drugie - tracisz ewentualne zyski, które mogłaś zarobić dzięki projektowi.

Pamiętaj, że koszty to również opłaty za media, czynsz za wynajem biura lub pracowni, amortyzacja sprzętów, które wykorzystujesz w pracy.

Z kolei jeżeli widzisz, że projekt nie ma sensu - kończ go czym prędzej i nie inwestuj w niego więcej kasy! Im wcześniej to zauważysz, tym lepiej dla Twojego budżetu.

Sytuacja 3 - Zysk (efekt) z projektu jest zbyt niski w porównaniu z kosztami projektu

W taki przypadku należy zadać sobie pytanie, czy ten projekt jest dla mnie ważny i koniecznie chcę go robić. A może lepiej poświęcić zasoby na bardziej dochodowe zadanie?

A może projekt jest ważny dla Twojego klienta i pomimo wysokich kosztów warto go zrealizować (bo koszt pozyskania nowego klienta może być wyższy niż projekt dla obecnego, z którym już dłuższy czas współpracujesz). A może da się go zrealizować w inny, tańszy sposób? Kombinuj.

 

#2 Szkolenia (około)biznesowe

Wrogiem budżetu #1 są szkolenia, kursy, e-learning, studia podyplomowe, z których:

  • nic nowego nie wynosisz
  • nie są odpowiednie dla Twojego biznesu
  • w które się nie angażujesz (głównie kursy online)
  • które robisz, bo są modne, a niekoniecznie potrzebne
  • które robisz, bo "będą na przyszłość"

Oferta wszelkiego rodzaju szkoleń jest niesamowicie bogata. Zanim zdecydujesz się wziąć udział w szkoleniu, sprawdź:

  • zakres tematyczny
  • plan i czas trwania szkolenia
  • opinie o trenerze i jego referencje

Istotne jest, aby szkolenie zapewniało zdobycie wiedzy i umiejętności, których potrzebujesz teraz lub będziesz potrzebować w ciągu najbliższego roku. Nie dalej!

 

#3 Kupowanie na zapas

Wszelkiego rodzaju zakupy (te firmowe i domowe) powinny zapewnić bieżące zapotrzebowanie firmy lub rodziny. Kropka.

Poza tym Zapasy są jednym z ośmiu typów marnotrawstw, których szczupłe zarządzanie unika jak ognia!

Powód 1: Każda złotówka wydana na dodatkowe rzeczy jest złotówką, której nie zainwestujesz w fajny projekt lub nie odłożysz do banku na procent.

Powód 2: Każda rzecz, której nie wykorzystasz na bieżąco musi gdzieś czekać na swoją kolej. Czyli potrzebujesz miejsca do przechowywania. Czyli kupujesz regał na te rzeczy ( -500). A im większy zapas, tym więcej regałów. Im więcej regałów, tym większa powierzchnia biura lub pracowni. Im większa powierzchnia, tym większy czynsz i opłaty za media. Im większe opłaty, tym mniej złotówek na koncie. Im mniej złotówek na koncie, tym więcej zleceń musisz przyjąć. Im więcej zleceń, tym patrz punkt #1 Projekty Sytuacja 1.

Powód 3: Kupowanie więcej wyposażenia, niż wymaga tego obecna sytuacja. Co będziesz przechowywać w kolejnym regale? Powietrze?

Powód 4: Brak elastyczności na zapotrzebowanie rynku. Chciałabyś zrobić coś nowego, ale nie możesz, bo musisz wykorzystać zapas w magazynie, żeby się nie zmarnował.

Powód 5: Masz duże zapasy magazynowe, więc produkujesz więcej z nadzieją, że się sprzeda. Jeśli się nie sprzeda, zostajesz z magazynem pełnym gotowego produktu. To już chyba lepiej niech ten materiał tam troszkę poczeka na swoją kolej (skoro już jest) niż wytwarzać produkty, za które nie odzyskasz pieniędzy.

Powód 6: Promocje są cykliczne. Nie ma sensu rzucać się po tonę papieru do drukarki, jeśli za tydzień w drugiej sieci też będzie promocja.

I na prawdę - nie potrzebujesz drogich spinaczy w kształcie zajęczych uszu, żeby prowadzić biznes. (Ja wiem, że są przesłodkie, ale proszę... ogarnijmy się!)

 

#4 Brak dbałości o materiały, sprzęty, narzędzia

Brak dbałości i niechlujstwo w stosunku do materiałów, sprzętów, wyposażenia, prowadzi do kilku bardzo kosztownych sytuacji:

Sytuacja 1: Awaria lub zniszczenie: sprzętów, narzędzi, wyposażenia - dodaj sobie koszty naprawy lub wymiany

Do tego:

  • zniszczone sprzęty produkują buble (ponosisz koszty złej jakości)
  • awarie powodują przestoje w pracy (nie dostarczasz klientowi na czas)

Sytuacja 2: Zniszczenie materiałów produkcyjnych - dodaj sobie koszty na zakup nowych materiałów

 

Podsumowanie

Ten wpis poświęciłam jedynie największym wrogom budżetu, które mogą istnieć w małych i średnich firmach. Nie wyczerpuje tematu oszczędnego biznesu, do którego będziemy często wracać. Od czegoś trzeba zacząć!

A tymczasem - może podzielisz się z nami swoimi sposobami na zmniejszenie kosztów w firmie? 


 

  • Pingback: Bądź naukowcem w swojej firmie - PDCA - Och Malina!()

  • Podoba mi się filozofia Lean, ale jakoś nigdy nie myślałam o tym, żeby zastosować ją w życiu, np w temacie zapasów. Chyba czas to zmienić 🙂

    • Stosuję w domu i polecam. Zwłaszcza w kwestii marnowania żywności – ja wykorzystuję np. zasadę FIFO – first in first out, czyli to, co kupiłam jako pierwsze, musi jako pierwsze z lodówki zniknąć. Zapasy i marnowana żywność drastycznie maleją 😀

  • Ależ to interesujące i absolutnie zgadzam się ze wszystkim, ale z naciskiem na szkoleniowy amok. Z jednej strony wydajemy mnóstwo pieniędzy na szkolenia, które są tak niskiej jakości, że nawet nie ma czego z nich wynieść, z drugiej szkolimy się intensywnie ale co z tego, skoro nowych umiejętności nie wdrażamy do naszych firm. Także faktycznie studnia bez dna dla firmowych pieniędzy.

    • Tym bardziej, że w sieci pojawiło się mnóstwo szkoleń i kursów online i bardzo trudno stwierdzić, które z nich przyniosą wartość nam lub firmie.