Bądź naukowcem w swojej firmie – PDCA

Podziel sięShare on Facebook0Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn9Share on Google+0

Bardzo lubię narzędzia, które można wykorzystać na wiele sposobów. Takim narzędziem jest Cykl Deminga (koło Deminga, PDCA) - iteracyjny sposób zarządzania i ciągłego doskonalenia procesów biznesowych.

Jedno narzędzie - wiele funkcji

Koło Deminga swoją nazwę otrzymało od W. Edwardsa Deminga, ojca współczesnego zarządzania jakością i popularyzatora metody.. Drugą najczęściej stosowana nazwą jest PDCA - akronim pochodzący od 4 kroków metody  - Plan - Do - Check - Act.

PDCA wykorzystuje się w:

  • prowadzeniu projektów optymalizacyjnych
  • prowadzeniu projektów wdrożeniowych
  • metodach problem solving
  • ciągłym doskonaleniu procesów, produktów i usług

Właściwie można powiedzieć, że każde działanie lean służy ciągłemu doskonaleniu, dlatego PDCA stosuje się każdego dnia - dla większych i mniejszych tematów.

Więcej narzędzi ciągłego doskonalenia znajdziesz tutaj.

Metoda naukowa

PDCA jest metodą naukową, to oznacza, że:

  1. Potrzebujemy hipotezy, czyli założenia, że czynnik a wpływa na czynnik b
  2. Danych ilościowych i jakościowych pochodzących z badanego obszaru

Chociaż dane jakościowe nie są dobrym wyjściem do analiz statystycznych, z takimi danymi częściej będziesz się spotykać w relacjach klient-firma (“Pyszne bułki Pan sprzedaje, poproszę 6!”, gdzie “pyszna bułka” jest jakościową informacją o produkcie). Natomiast dane ilościowe będą raczej spotykane w wewnętrznych procesach firmy.

 

Kroki PDCA

Jak wspomniałam wyżej, PDCA polega na iteracji. Kolejne kroki przechodzi się raz za razem, dopóki nie zostanie rozwiązany problem.

Na PDCA składają się cztery kroki:

  • Planowanie (Plan)
  • Wykonanie (Do)
  • Sprawdzenie (Check)
  • Działanie (Act)

Planowanie - zdefiniuj hipotezę

Planowanie zabiera najwięcej, bo nawet 50% czasu potrzebnego na wdrożenie zmiany. Czas ten poświęcamy na:

  • Wybranie zakresu (tematu) problemu:
  • Planowanie harmonogramu: ustalamy kto, co, kiedy i gdzie musi wykonać, aby zmiana się udała
  • Opisanie stanu obecnego: zbieramy istotne dla wybranego tematu dane i informacje
  • Zdefiniowanie celu: na podstawie zebranych danych możemy ustalić o ile procent, minut, złotówek chcemy usprawnić dany obszar. Tworzymy mierniki, które pokażą, czy zbliżamy się do celu i kiedy go osiągniemy
  • Analizę przyczyny źródłowej i ustalenie działań korygujących: analiza przyczyny źródłowej jest konieczna, jeżeli chcemy dogłębnie zbadać dany temat i wdrożyć odpowiednie działania korygujące. To właśnie po analizie jesteśmy w stanie stwierdzić, czy rzeczywiście czynnik a wpływa na czynnik b.

 

Wykonaj - przeprowadź eksperyment

Drugi krok procesu PDCA jest związany z przeprowadzeniem zmiany, a raczej testowaniem rozwiązań. Co jest istotne, testy przeprowadzamy w jednym obszarze, np. dziale, nie od razu w całej firmie. Taki sposób działania powoduje, że:

  • mamy możliwość sprawdzenia naszych założeń zanim wdrożymy zmianę w całej organizacji
  • upewnimy się, że poprawnie zidentyfikowaliśmy źródło problemu
  • opór zespołu jest o wiele mniejszy niż w przypadku rewolucyjnych zmian

 

Sprawdź - oceń wyniki

Na podstawie mierników, które zdefiniowaliśmy na etapie planowania jesteśmy w stanie zbadać, czy działania przyniosły oczekiwane rezultaty. Możemy otrzymać 4 sytuacje:

  • hipoteza była słuszna i rozwiązanie problemu się sprawdziło
  • hipoteza była słuszna lecz rozwiązanie się nie sprawdziło
  • hipoteza nie była słuszna i rozwiązanie się nie sprawdziło
  • hipoteza nie była słuszna, lecz rozwiązanie się sprawdziło

Przy czym ostatnia sytuacja to raczej szczęście głupiego 😉

 

Działaj - udoskonal rozwiązanie lub spróbuj ponownie

W zależności od wyników z poprzedniego etapu, mamy dwie możliwości:

  • jeżeli zmiana się udała, wdrażamy ja na stałe i możemy przenieść w pozostałe obszary firmy
  • jeżeli zmiana się nie udała, wracamy do punktu Planowanie i definiujemy nową hipotezę (tworzymy kolejny cykl)

 

Korzyści PDCA

Sposób myślenia i postępowania według metody PDCA sprawdza się nie tylko w biznesie, lecz również w każdej sytuacji, w której chcesz wprowadzić zmianę. Główne zalety tej metody, to:

  • Zmianę wprowadzamy w małym obszarze, nie rzucamy się na głęboką wodę, dzięki czemu łatwiej ją zaakceptować.
  • Daje przyzwolenie na pomyłki, które możemy natychmiast skorygować (przecież obszar zmiany jest niewielki).
  • Jest tańsza w porównaniu do innowacji, które wprowadzają ogromne zmiany. 
  • Cykle PDCA następują jeden po drugim, dzięki czemu zmiany wprowadzamy na bieżąco, nie tylko od święta.
  • Zmiany wprowadzone dzięki tej metodzie są dużo trwalsze niż rewolucje.
  • Jest podstawą do tworzenia i ulepszania standardów w firmie.

Mogłabym jeszcze wymieniać, ale to chyba te najważniejsze 🙂