#4 Zarządzaj procesowo // Wiosenne porządki w firmie

Podziel sięShare on Facebook0Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn2Share on Google+0

Dzisiejszym wpisem o zarządzaniu procesowym chciałabym zakończyć temat procesów w firmie. Bo po co w ogóle zajmujemy się procesami? Dlaczego porządki zaczynamy od procesów, nie od wzięcia ścierki i segregatorów?


W cyklu “Wiosenne porządki w firmie” znajdziesz:

#1 Ogarnij procesy

#2 Mapuj procesy

#3 Automatyzuj mądrze

#4 Zarządzaj procesowo

#5 Obserwuj i pytaj

#6 Projektuj miejsce pracy

#7 Zmierz swoją pracę

#8 Zapewnij jakość


Jak wspomniałam w pierwszym wpisie cyklu, wszystko, co robimy w firmie jest procesem. Możemy wyróżnić procesy zarządcze, operacyjne czyli wszelkie działania wytwórcze oraz procesy wspierające, takie jak księgowość, serwisy IT.

Firma to właściwie zbiór powiązanych procesów, którymi należy odpowiednio zarządzać. To jest właśnie podejście procesowe.

Formy zarządzania organizacją

Firmą możemy zarządzać na trzy sposoby: tradycyjny, tzw. silosowy lub hierarchiczny, projektowy, lub właśnie procesowy.

Przypomnijcie sobie, jaką strukturę ma tradycyjna firma. Na samym szczycie siedzi Szef wszystkich szefów, pod nim mamy szefów działów, którzy zarządzają swoimi jednostkami – silosami. Mamy dział handlowy, produkcyjny, marketing, logistykę, HR, itd.

W takiej strukturze każdy dział ma swoje cele i pracuje w taki sposób, aby te cele zrealizować, nie bacząc na potrzeby pozostałych jednostek. Często cele poszczególnych działów są sprzeczne. I tak dział finansowy ma za zadanie zmniejszyć koszty, a dział marketingu zwiększyć zasięg kampanii, czego nie zrobi z obciętym budżetem.

Drugi problem w strukturze silosowej pojawia się pomiędzy działami – na styku kompetencji. Myślenie My” i „oni”:

Oni to mieli zrobić, my się tym nie zajmujemy.

To nie nasz problem, to ich problem.

Ja zrobiłem swoje zadanie. Odczepcie się ode mnie.

W takiej firmie trudniej uzyskać spójność, jednomyślność i współpracę pomiędzy działami, a zdecydowanie łatwiej o konflikty. Współpraca pojawia się tylko w przypadku projektów między działowych, kiedy zespół pracuje nad wspólnym celem.

No dobrze, a jak się to ma do 1-osobowych firm?

Podobnie. Nasze mózgi mają tendencję do szufladkowania i kategoryzowania. To jest owoc, to warzywo. To jest Ursus arctos arctos, a to  Ursus arctos collaris. To jest dobre, a to złe. Tu szufladka z napisem marketing, tutaj produkt, tam sprzedaż.

I podobnie, jak działy – każda szufladka ma inne cele i każda z nich domaga się naszej uwagi. Teraz robię coś na fejsbuka, teraz tworzę produkt, teraz rozmawiam z klientem, itd. Wykonujemy pojedyncze zadania właściwie z doskoku.

Wystarczy spojrzeć na listy rzeczy do zrobienia, a tam: napisać post, wrzucić produkt do sklepu, zadzwonić do klienta, odpowiedzieć na maile, pójść do księgowej. Oczywiście są to zadania wynikające z potrzeby, ale czy są logicznym następstwem jakiegoś działania, prowadzą do osiągnięcia zamierzonego efektu?

Silosy, czy szufladki działają niezależnie od pozostałych. Każdy robi coś, nie wiadomo po co i dla kogo. Wtedy pojawiają się pytania o sens istnienia 😉

proces silos

I tu na pomoc wkracza podejście procesowe

Podejście procesowe zamienia te pojedyncze, rozproszone zadania w jedną spójną i logiczną całość, w którym każde następne zadanie wynika z poprzedniego.

Zadanie B wykonujemy nie dlatego, bo trzeba, lecz dlatego, że wynika z zadania A.

Proces tworzy łańcuch zdarzeń, które muszą nastąpić, aby uzyskać efekt końcowy – produkt, ofertę, kampanię promocyjną, zeznanie podatkowe.

W takim systemie proces przepływa przez działy i szufladki zaangażowane w daną pracę.

Podejście procesowe jest podstawą systemów zarządzania jakością w firmie:

Jak możemy wykorzystać to podejście w praktyce?

Tworząc produkt popatrz na niego z szerszej perspektywy. Jakich zasobów potrzebujesz i od kogo, aby go wytworzyć, jakie kroki, działania musisz wykonać, aby go wytworzyć, co będzie efektem końcowym tych działań i oczywiście – kto otrzyma te efekty, czyli kto jest klientem tego procesu. Mapuj procesy!

Do tego dodałabym jeszcze jeden punkt – jak go sprzedać.

Nie wkładaj produktu i marketingu do osobnych szufladek, niech działają wspólnie. Angażuj dział marketingu w prace rozwojowe, niech te obszary wymieniają się wiedzą.

Marketingowcy wiedzą, co może się sprzedać, a rozwój (produkcja) wie, jak to wytworzyć. Niech zadziała efekt SYNERGII!

Ja robię projekty - nie mam u siebie procesów!

To typowy błąd postrzegania. Projekty są wydarzeniem unikatowym, niepowtarzającym się. Natomiast procesy są ciągłe i/lub powtarzające się.

Rzeczywiście tworząc dla klienta stronę www nazywasz to projektem. Tworząc stronę www dla siebie, jednorazowo, pracujesz projektowo. Lecz jeśli zarabiasz na tworzeniu stron www i robisz je ciągle - pracujesz w procesie tworzenia stron www. Rozmieszczenie elementów może być inne dla każdego klienta, kolory i grafika będą inne dla każdego klienta. Ale ogólny proces tworzenia będzie taki sam! Najpierw konsultacje z klientem, potem tworzenie projektu, potem wygląd, potem składanie strony i przekazanie klientowi (taki przykład, ty możesz to robić trochę inaczej).

Podobnie fotograf - powiesz, że jesteś tworem wielce kreatywnym, więc procesy Ci nie w głowie. Ale: konsultujesz sesję z klientem -> ustawiasz scenografię i sprzęt -> pstrykasz fotki -> obrabiasz fotki -> przekazujesz fotki klientowi. I tak za każdym razem. Czy to nie jest proces?

Ja również pracuję z projektami - optymalizacyjnymi i wdrożeniowymi. Każdy z nich ma inny zakres, inny cel, inny zespół projektowy, lecz istnieje jedna metoda postępowania, jeden proces do tego, aby projekt przeprowadzić zgodnie ze sztuką: zdefiniowanie problemu -> pomiar -> analiza -> usprawnienie -> kontrola i zadania w projekcie są ustalane według tego procesu. Nie wymyślam za każdym razem nowego sposobu na prowadzenie projektu, bo to tylko strata czasu!

Inne procesy, w które jestem zaangażowana regularnie, to między innymi:

  • tworzenie artykułów na blog (szkic->pisanie->grafika->korekta->publikacja->działania marketingowe)
  • tworzenie szkoleń (określenie celu szkolenia-> plan szkolenia->scenariusz szkolenia-> materiały szkoleniowe)
  • tworzenie gier symulacyjnych (cel-> ramy-> projektowanie->scenariusz-> przygotowanie materiałów-> testy-> uruchomienie)

Podsumowanie

Jak widzisz, podejście procesowe możemy wdrożyć w niemal każdy aspekt prowadzenia działalności (firmy, bloga, vloga, itd.).

Podejście procesowe umożliwia spojrzenie na działania z szerszej perspektywy. Nadaje cel i wskazuje kolejne kroki i zasoby potrzebne do jego realizacji. Pomaga w zachowaniu odpowiedniej jakości, wskazuje miejsca występowania problemów, miejsca z potencjałem do usprawnienia. Organizuje pracę.

Jestem strasznie ciekawa, jakie masz przemyślenia na ten temat. Czy podejście procesowe w małej firmie ma sens? Jakie wady i zalety widzisz w takim podejściu? Koniecznie napisz w komentarzu!