Lean Management dla niewtajemniczonych

„Produkowanie tylko tego, co jest potrzebne, tylko wtedy, kiedy jest potrzeba, z użyciem minimalnych zasobów”

James Womack

 

Lean Management (Lean Manufacturing) – szczupłe zarządzanie. To metoda zarządzania biznesem oparta na dwóch filarach:

  1. identyfikacji i eliminacji marnotrawstwa w procesach
  2. ciągłym doskonaleniu (Kaizen)

LM wywodzi się z Japonii, która po wojnie starała się odbudować gospodarkę. I musiała oszczędzać. Toyota jako pierwsza zastosowała techniki eliminacji marnotrawstwa i podnoszenia jakości produktów, co znane jest pod nazwą System Produkcyjny Toyoty (Toyota Production System, TPS). Szło im tak dobrze, że kiedy w latach 70-tych japońskie samochody weszły na rynek amerykański, szybko zdetronizowały Forda, GM i Chryslera. Czym wygrały? Były mniej awaryjne, tańsze w eksploatacji i bardziej trwałe.

Kiedy w roku 1990 ukazała się książka pt. „Maszyna, która zmieniła świat” autorstwa Jamesa P. Womacka, Daniela T. Jonesa, Daniela Roosa, świat oszalał na punkcie Lean. Dosłownie.

Teraz, po ponad 25-ciu latach od wydania „Maszyny”, szczupły sposób prowadzenia biznesu znajdziesz właściwie wszędzie:

  • w branży produkcyjnej (w tym oczywiście samochodowa, ale również spożywcza, odzieżowa, kosmetyczna) i przemyśle ciężkim
  • w usługach (bankowość, księgowość, outsourcing, hotelarstwo)
  • logistyce (transport, łańcuchy dostaw)
  • branży IT (pod nazwą Lean IT lub agile)
  • w opiece medycznej (bardzo popularne w amerykańskich placówkach medycznych)
  • w rolnictwie
  • w start-upach (Lean StartUp)
  • oraz, coraz popularniejsze, zastosowanie filozofii Kaizen w rozwoju osobistym (szeroko rozumianym)

Kilka podstawowych pojęć, które musisz znać

LM zakłada, że każdy proces składa się z trzech elementów: wartości dodanej, marnotrawstwa oczywistego i marnotrawstwa koniecznego.

Wartość dodana (value-added) – to wszystkie czynności, które tworzą produkt. Wartość w metodologii lean wyznacza klient i można ją scharakteryzować jako:

  • najwyższą jakość
  • krótki czas realizacji
  • najniższe koszty

Marnotrawstwo konieczne (muda I stopnia) – to czynności, które nie tworzą produktu, ale nie można ich wyeliminować z procesu.

Marnotrawstwo oczywiste (muda II stopnia) – to czynności zbędne, które można natychmiast usunąć z procesu.

To, jaką kategorię nadasz czynnościom zależy od charakteru pracy, jaką wykonujesz. I tak – jeżeli tworzysz strony www, to wszelkie czynności związane z księgową obsługą Twojego biznesu będą dla Ciebie marnotrawstwem koniecznym. Natomiast dla księgowej obsługa Twojego biznesu to czynność dodająca wartości – płacisz jej za to.

Klient oczywiście zapłaci Ci za operacje dodające wartości, tworzące jego produkt. Klienta nie interesuje to, ile dodatkowych czynności musisz wykonać, aby on powstał i ile czasu ci to zabiera.

Jak to wygląda w rzeczywistości?

Poniższy przykład jest poglądowy, ale dobrze pokazuje o co chodzi w leanie (no, ok, nie tak całkiem poglądowy, bo bardzo przypomina mój rzeczywisty proces 😉 )

Rozłożyłam proces pisania artykułu na kolejne kroki. Wartością dodaną są te elementy, które zmieniają produkt, czyli tworzą artykuł. Są to: tworzenie szkicu i pisanie tekstu.

Co jest marnotrawstwem oczywistym? Masz rację – sprawdzanie maili i oglądanie kotów nie zmieniają produktu. Mogą jedynie zmienić nastrój piszącego.

W procesie występuje też marnotrawstwo konieczne – korekta tekstu. Korekta jest elementem kontroli jakości, a każde sprawdzenie jakości jest marnotrawstwem koniecznym. Teoretycznie można się obejść bez korekty – dąży do tego chociażby filozofia „dobrze za pierwszym razem”, ale przyznaj się przed sobą, ile literówek jesteś w stanie przeoczyć pisząc tekst? Mnóstwo! Błędy w tekście od razu rzucają się w oczy czytelnikowi, dlatego mają ogromny wpływ na jakość artykułu i wizerunek piszącego.

[Sama zaliczyłam straszną wpadkę językową. W poście FB przedstawiającym mój blog. Wszyscy to widzieli.]

Jedyna sytuacja, w której kontrola jakości jest wartością dodaną występuje wtedy, kiedy kontrola jest wymagana przez klienta (więc klient za nią płaci) lub prawo nakłada na przedsiębiorcę obowiązek jej przeprowadzenia (bez certyfikatu produkt nie może być sprzedawany).

Oczywiście istnieją sposoby na skrócenie czasu trwania marnotrawstw koniecznych, ale o tym będzie inny artykuł.

Co można zrobić z dodatkowym czasem?

Możesz oczywiście zająć się kolejnym zadaniem z listy „do zrobienia”. Możesz równie dobrze poczytać zaległą książkę, bo wbrew pozorom Lean nie chce, żebyś pracował do upadłego.

„Zrobić, ale się nie narobić”

– tak będzie brzmiała polska wersja cytatu z nagłówka.

Zachęcające, prawda?