Lean w Start-upie, czyli systemowe działanie w chaosie?

Dwóch gości rzuca swoje wieloletnie kariery, wykłada oszczędności na stół i zamierza udowodnić, że cała ogromna branża jest w błędzie. Niejeden pewnie zadaje sobie pytanie czy zwariowali, a kto by doszukiwał się metod Lean.

Jakie Lean? Tu trzeba pracować!

Jeśli napiszesz do mojego najwspanialszego na świecie wspólnika, który odpowiada za stronę techniczną projektu, z pytaniem czy stosujemy w Prodio metodologię lean. Są dwie możliwości jak mógłby odpowiedzieć na to pytanie:

  1. Nic nie odpowie, bo będzie podejrzewać kolejną akcję optymalizacji pracy, a przecież mamy taki "koszyk" elementów do napisania w programie, że nie ma czasu na pierdoły.
  2. Przypomną mu się nasze traumatyczne wypełniania raportów, gdzie urzędnicy w projekcie dofinansowania wymuszali na nas stosowanie różnego rodzaju macierzy, w tym Lean Canvas - a i tak z tego nic nie wyszło.

Obie odpowiedzi to dla mnie malutki sukces, bo przez 9 latach konsultingu biznesowego nauczyłem się, że w małych firmach idealnym układem jest, gdy wszyscy na co dzień stosują elementy jakieś metody, nie wiedząc że ma ona swoją naukową nazwę.

W naszej historii nie znajdziesz książkowego podejścia do Lean jako całości, nie znajdziesz też szczegółowego omówienia metod Lean Startup (Eric Ries) czy Running Lean (Ash Maurya) - które są lekturami obowiązkowymi dla startupowców, a w praktyce większość wybiera tylko to co jest modne - nie stosując istotnych metod. To o czym opowiem, to duch szczupłego wytwarzania, który popchnął nas do rozpoczęcia całego projektu.

A gdyby tak produkt wziął się z Lean?

Wyobraź sobie sytuację, że w któreś z kolei małej firmie produkcyjnej, niezależnie, czy jest to przydomowy garaż, czy nowa hala za kilka milionów złotych, przy okazji projektu konsultingowego robisz ogromne wrażenie. Budujesz w kilka tygodni kompletne narzędzie do zarządzania produkcją w oparciu o darmowe narzędzia Google Docs - tak przynajmniej widzi to Klient zlecający Ci optymalizację działania firmy i przepływu informacji.

Ty widzisz coś innego - kolejnego ambitnego przedsiębiorcę, który przez lata stracił dziesiątki, a nawet setki tysięcy złotych przez powtarzanie tych samych błędów produkcyjnych - dezorganizacja, zamęt, brak uporządkowania i zarządzania wiedzą, chaotyczne planowanie na kartkach, czy brak informacji na bieżąco o produkcji - setki stron formularzy, który jakiś "isowiec" zostawił, by były na audity.

A teraz wyobraź sobie ten zawód, gdy przychodzisz do coraz to większych firm. Pojawiają się pierwsze projekty pomocy przy wdrożeniach ERP i zamiast powielenia wszystkich podstaw dobrego zarządzania produkcją, patrzysz na bezsensowne kombajny za setki tysięcy złotych, które zamiast pomagać w codziennej pracy, jedynie zabierają czas zarządzającym - często pracujących dalej w Excelu na swoje potrzeby. A gdy usiłujesz coś poprawić zderzasz się z ogromnymi kosztami oraz bezwładnością firm wdrażających to drogie oprogramowanie.

Tak powstaje idea Prodio - przyjaznego narzędzia do zarządzania produkcją mającego całą esencję tego co potrzebne. Taka pigułka do tego, by przez komórkę zaplanować pracę na hali, a pracownicy przez coś miłego i przyjemnego dla oka widzieli co i jak wykonać oraz rejestrowali pracę - gdzie na wyniki właściciel reaguje od razu. Przejrzystość kosztem setek funkcji, uniwersalność i dynamika zamiast pisania systemu pod Klienta, bez wdrożeniowców, firm IT i rzeczywistego wprowadzenia, nie w pół roku, a w 15 minut.

Przed napisaniem tego artykułu, nie patrzyłem na nasz produkt, jako przykład Lean, ale jako coś czego faktycznie potrzebują Klienci. Jeśli eliminujesz wszystko co daje nam wartość marginalną zarówno z narzędzia, jak i procesu jego wprowadzania - tak by każdy krok, każda funkcja, każdy kontakt z programem wnosił wartość, to jak inaczej to nazwać niż szczupłym podejście?

Lean Startup - czyli za co Eric Ries ma u mnie piwo

Problemem nie jest brak osób w zespole, genialnego i unikatowego pomysłu, czy funduszy na start. Problemem jest praca miesiącami nad produktem, którego robimy uroczystą premierę i nikt nie chce kupić. Ewentualnie osoby kupią pod warunkiem wprowadzenia zmian w produkcie, ale na tak zaawansowanym etapie te zmiany są praktycznie niemożliwe i nieopłacalne do wprowadzania. Tak Eric Ries skwitował największe niepowodzenia w projektach IT.

Z psychologicznego punktu widzenia, metoda Lean Startup to walka z naszym ego, że wiemy lepiej co chce rynek i nie będziemy zmieniać swojej wizji. To walka z naszym wewnętrznym perfekcjonistą - który chce pokazywać elementy tylko dopieszczone lub w ogóle ich nie pokazuje, bo nigdy tego stanu nie osiąga. Z praktycznego punktu widzenia to takie poprawione PDCA, gdzie klient pokazuje co jest potrzebne, a tworzenie dobrego i zyskownego produktu to nic innego jak cykl eksperymentów.

Zakładając Start-up mamy tak naprawdę nic innego jak hipotezę, jak powinien wyglądać idealny produkt i że nasz pomysł sprawdzi się na rynku. To co mamy do zrobienia to skonfrontowanie prawdy, czy nasza idea jest właściwa, kiedy mamy ograniczone zasoby. W tym celu tworzymy MVP czyli minimalną wersję produktu, którą od razu wrzucamy na rynek, zbieramy dane, uczymy się i aktualizujemy idee.

U nas MVP powstało na etapie mojej działalności konsultingowej, gdy tworzyłem wiele protez systemów zarządzania produkcją w oparciu o Google Docs czy narzędzia MS Office. Krok pierwszy mieliśmy za sobą, a że rozwiązania te miały dużo wad od strony technicznej, to od razu też pojawiła się grupa chętna do testowania Prodio. Które nie było protezą zrobioną w arkuszu kalkulacyjnym, a dedykowanym i bezpiecznym narzędziem.

Targi

Zespół Prodio na targach

Wydaje się to oczywiste, ale uwierz - mój wewnętrzny perfekcjonista umierał, gdy rok temu na European Startup Days pokazywaliśmy program który był wydmuszką i tylko makietą interfejsu, a na pierwsze spotkanie z prośbą o testy naszego MVP pojechałem z czymś co nie przypominało praktycznie w ogóle naszego programu, a logo było kupione na allegro. Gdyby nie to, podejrzewam, że nigdy nie sprzedalibyśmy ani jednego miesiąca dostępu, w rok później na tym samym European Startup Days nie znaleźlibyśmy się w zestawieniu najciekawszych narzędzi na OchMalina, bo trzymając Prodio długo pod kloszem finalnie stworzyliśmy coś, czego nikt nie chce.

A gdyby tak cykl z Lean Startup powtarzać co 2 tygodnie?

Prawdziwe plusy tej metody pokazywania funkcji na jak najwcześniejszym etapie dostrzegliśmy później. Gdy po któreś z rzędu wściekłości zespołu programistów, zmienialiśmy podstawy działania w jakimś module i wyrzucaliśmy do kosza dziesiątki godzin pracy programistycznej już zrobionej i drogich materiałów reklamowych, które zdążyły się zdezaktualizować zanim trafiły do potencjalnego odbiorcy.

Dlaczego tak się stało? Bo jeśli cały pomysł załadowaliśmy przez MVP, budowaliśmy poszczególne funkcje w oparciu o moje naleciałości z poprzednich wdrożeń, gdzie mimo dużego doświadczenia pracowałem tylko dla części branż, a każdy nowy testujący wnosił nowe potrzeby. Dziś już wiemy, że od razu trzeba ryzykować i wrzucać zmiany takie jakie są - czekając co powiedzą Userzy.

TeamWork

Udało nam się w końcu wypracować po wielu miesiącach nowy cykl wydawania zmian. Kiedyś robiliśmy bardzo duże aktualizacje z całymi pakietami zmian i nowych funkcji, co teraz widzimy, że miało tak naprawdę same wady. Po pierwsze, wszystkie zmiany nie były widoczne od razu w narzędziu - program zmieniał się tak mocno przy updacie, świeży użytkownik nie wiedział, czy to było wcześniej czy nie. Po drugie nawet najlepsze testy nie wyłapują błędów przy bardzo kompleksowych aktualizacjach, gdzie nowa funkcja może zepsuć coś w innym module. Po trzecie obszerność aktualizacji spowodowała, że trudno było szybko opowiedzieć klientom o nowych opcjach za jednym zamachem, a to równa się mała możliwości do kontaktu.

Ostatnio zamiast dużych aktualizacji pracujemy 2 tygodniowymi zrywami - które mają jasno określone cele. W każdej aktualizacji staramy się dodać:

  • 1 nową funkcjonalności w okrojonej/niedopracowanej wersji, której nie nagłaśniamy, tylko zgłaszamy tym którym najbardziej zależało na nowej funkcji, aby mogli wyrazić swoje opinie i podpowiedzieć jak ją usprawnić.
  • 1 dopracowaną nową funkcjonalność, czyli udoskonalą w oparciu o uwagi klientów opcję, która była opublikowana 2 tygodnie wcześniej jako funkcjonalność testowa i zdążyliśmy ją poprawić. To mocno komunikujemy wszystkim Klientom.
  • Modyfikacje dla modułów, których dotyczą nowych funkcjonalności - by nie rozgrzebywać innych miejsc programu, według listy najczęściej pojawiających się w uwagach / sugestiach klientów, które zbieramy na specjalnych listach w programie do zarządzania projektami.

Listę nowych funkcji staramy się też mieć co najmniej ustaloną jasno, na co najmniej 3 aktualizacje do przodu, po to by zmiany układały się w logiczny ciąg poprawek w programie. Większy sens ma rozbudowa modułu technologii, które później przekazuje dane o oczekiwanej wydajności do modułu rejestracji produkcji, niż poprawki w module rejestracji, jakie by się zdezaktualizowały po zmianie modułu technologii.

Jak wcześniej wspomniałem, mimo małego zespołu wszystko staramy w uporządkowany sposób przekazywać sobie w programie do zarządzania projektami, a cała komunikacja najlepiej jak przebiega właśnie przez ten kanał. To takie naleciałości po moich doświadczeniach w konsultingu, gdzie zawsze korzystałem z tego typu programów. U nas stosujemy TeamWork, który szczególnie się sprawdza, bo pozwala na jednoczesne stosowanie zarówno widoku wielopoziomowych list zadań - gdzie planujemy i sterujemy długoterminowo, zbieramy całą wiedzę oraz sugestie klientów. Posiada również widok tablicy Kanban, na który przechodzimy do szczegółowego zarządzania funkcjonalnościami w cyklach 2 tygodniowy. Czy zawsze wychodzi perfekcyjnie - oczywiście że nie, ale każdego tygodnia się doskonalimy.

Leanmarketing ? Tak, jest coś takiego 🙂

Nazwa ta pojawia się w książce Trakcja czyli złap przyczepność (Gabriel Weinberg,  Justin Mares). A trakcja w Startupach to dorwanie się do źródła rosnącej sprzedaży, sama metoda polega na tym, by zamiast ślepo inwestować w daną metodę marketingową, zainteresować się wieloma jednocześnie i przeprowadzić serię eksperymentów dla każdego z nich - tak, by wybrać na podstawie liczbowej najbardziej optymalne i konwertujące na klientów kanały.

Ale to nie tylko tutaj przenosimy metody Lean, bo dziś praktycznie na każdym kroku w Prodio stosujemy szczupłe podejście, jako jedyną opłacalną koncepcję. Niezależnie czy to wyjazd na targi, gdzie na pierwsze z nich drukowaliśmy płachtę reklamową na tylną ściankę, by nauczyć się jak powinno wyglądać stoisko. Automatyzacja sprzedaży, gdzie nawet najgorszy cykl sprzedażowy jest lepszy, niż teoretyczny zapisany na papierze. Filmy szkoleniowe, które poprawiamy według sugestii oglądających - wszędzie tam staramy się być szczupli i eksperymentować, bo nie ma nic lepszego niż feedback. Oczywiście założenia cykliczności pracy przenosimy także na wszystkie inne pola działania, a obecnie staramy się wypracować zestaw działań marketingowych na każdy dzień tygodnia.

Tablica

 

Podsumowanie

Jak to się sprawdza? To pytanie ma 2 całkowicie skrajne odpowiedzi - subiektywną i obiektywną. Dla mnie, gościa, który przez lata wprowadzał porządek i wysoką wydajność w firmach, patrząc na Prodio widzę dalej chaos, gaszenie pożarów, siedzenie po nocach i działanie zawsze na ostatnią chwilę. Takie są moje odczucia, siedząc w tym po 12 godzin dziennie.

Z drugiej strony, przez 15 miesięcy, z malutkim zespołem, za własne pieniądze i bez wcześniejszych doświadczeń w Startupach zbudowaliśmy narzędzie, które zmienia na plus powszechność dziesiątek przedsiębiorców, zostało docenione przez rynek, zainteresowało dużych graczy i wygrywało parę konkursów. Znam firmy 10 krotnie większe z zewnętrznym inwestorem, project managerami, które po 2 latach nie wyszły z fazy projektowania mając narzędzia na podobnym poziomie skomplikowania jak my. Tak więc obiektywnie: TAK LEAN U NAS DZIAŁA 🙂

Korzystając z okazji - proszę Was o pomoc w szerzeniu naszej misji szczupłej i efektywnej produkcji w mikro oraz małych firmach produkcyjnych. Gdzie często już po jednym tygodniu od wdrożenia Prodio widać bardzo pozytywne efekty, a szczególnie w te wakacje dostajemy coraz więcej podziękowań od właścicieli firm, którzy piszą, że 200 złotych miesięcznie za program pozwoliło im pierwszy raz od wielu lat spokojnie wyjechać na wakacje 🙂

P.S.
Dla wszystkich, których zainteresował temat LeanStartup oraz wspomnianych książek - odpuście je sobie, a w zamian za to przeczytajcie pozycję ReWork (Jason Fried, David Heinemeier Hansson), która mimo że głosi zupełnie inne podejście, w moim przekonaniu jest o wiele bliższa prawdziwemu, szczupłemu podejściu. 


 

Autor

Marek Mrowiec

www.Prodio.pl

Marek Mrowiec

CEO i co-founder Prodio.pl

Po 9 latach w konsultingu systemów zarządzania dla MŚP stwierdził, że czas pomóc większej ilości ambitnych przedsiębiorców i tak rozpoczęła się praca nad Prodio.pl - przyjaznym, prostym i internetowym systemie do zarządzania produkcją w małym biznesie.

Podziel sięShare on Facebook0Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn17