kaizen_ciagle_doskonalenie

Jeżeli orientujesz się w aktualnych trendach w zarządzaniu i rozwoju osobistym, zapewne wiesz, czym jest Kaizen. Albo czujesz, czym może być. Jednak zawsze, kiedy ktoś zadaje mi pytanie „czy robiłaś Kaizen”, muszę dopytać, co dana osoba ma na myśli. Bo jak się okazuje – co firma, to inne znaczenie tego słowa.

Kaizen definiujemy jako ciągłe doskonalenie, zmianę na lepsze. Możemy też powiedzieć – zmiana lub dążenie do celu małymi krokami. Kaizen otrzymał znaczenie filozoficzne, lecz w firmach funkcjonuje jako określone narzędzie ciągłego doskonalenia procesów.

Możemy wyróżnić cztery podstawowe narzędzia ciągłego doskonalenia, którymi posługują się organizacje w swojej codziennej pracy.

1. „Widzę, więc działam”

Nie jest to „narzędzie” lecz podstawowy sposób postępowania, nawyk, który musimy zbudować w firmie. Zasada jest prosta – nie przechodzisz obok problemu, tylko go usuwasz. Jeżeli możesz zrobić to sam i od ręki – tak właśnie zrób. Jeżeli nie – poinformuj przełożonych lub zespoły wsparcia, poproś o pomoc.

Nawyk ten jest niezwykle istotny w działaniach na rzecz bezpieczeństwa. Wiele wypadków zdarza się właśnie dlatego, że nikt nie zareagował na potencjalne zagrożenie. „To nie mój problem, tylko bhpowca”.

Jeżeli widzę literówkę w tekście – poprawiam ją od razu, nie czekam aż nagromadzi mi się 10 błędów. Zepsuł mi się komputer – zgłaszam do działu IT, itd.

2. PDCA – cykl Deminga

Jest to schemat ciągłego doskonalenia, stworzony przez amerykańskiego statystyka Williama Edwardsa Deminga. Cykl ten został włączony do norm ISO.

jak wdrożyć kaizen w firmie

Składa się z czterech kroków:

PLAN – zaplanuj zmianę – zdefiniuj problem i ustal, co chcesz zrobić.

DO – wykonaj – wdróż usprawnienie na próbę (np. w obszarze pilotażowym, na jednym stanowisku, na jednej maszynie).

CHECK – sprawdź, czy ulepszenie spełniło swoje wymagania.

ACT – działaj – jeżeli ulepszenie spełniło swoje wymagania, wdróż zmianę w całym obszarze, jeżeli nie – popraw założenia i spróbuj ponownie.

Cykl Deminga jest bardzo uniwersalny. Ten sposób wdrażania zmiany sprawdzi się chyba we wszystkich obszarach firmy – od usprawnienia procesów i jakości produktów, po działania rozwojowe i marketingowe.

3. Warsztaty Kaizen (Kaizen event, Kaizen workout)

Warsztatami Kaizen nazywamy krótkie, trwające najczęściej 2-6 tygodni, projekty usprawniające. Usprawnieniom podlega zazwyczaj jeden obszar, np. jeden dział, jedna brygada.

Warsztaty składają się z pięciu faz:

Planowania usprawnienia, czyli zdefiniowania problemu, z którym chcemy się uporać oraz narzędzi, które do tego wykorzystamy, ustalamy terminy i potrzebne zasoby.

Przygotowania, podczas którego gromadzimy potrzebne zasoby (tak materialne, jak i ludzkie), prowadzimy szkolenia.

Warsztatów, czyli właściwych działań usprawniających. Zazwyczaj trwają tydzień roboczy, podczas którego wszyscy pracownicy obszaru oraz wsparcie działają na rzecz wdrożenia zmian, a codzienne obowiązki są odkładane na bok (tam, gdzie jest to możliwe). To jest ten czas, kiedy dzieją się cuda 😉

Stabilizacji, w której pracownicy muszą się przyzwyczaić do nowego sposobu pracy. W tym czasie można wprowadzać poprawki, kończyć dłuższe zadania rozpoczęte w fazie warsztatów.

Standaryzacji, kiedy wszyscy pracownicy wiedzą co i jak, projekt się kończy, a nowy sposób pracy staje się standardem. Oczywiście do czasu wprowadzenia kolejnych zmian.

4. System sugestii pracowniczych

Prawdą jest, że pracownicy mają najlepsze pojęcie o problemach pojawiających się na ich stanowisku, potrafią wskazać miejsce do doskonalenia i odpowiedzieć na pytanie „co możemy zrobić lepiej”. Aby wykorzystać tą wiedzę, wiele firm tworzy Systemy sugestii pracowniczych. Mają one różną formę, lecz najczęściej są to karty do zgłaszania pomysłów. Następnie pomysł trafia do komisji, która dany pomysł zatwierdza do realizacji lub odrzuca.

Firmy również różnie podchodzą do nagradzania pracowników. Część z nich stosuje nagrody finansowe, np. systemy bonusów, procent od zaoszczędzonych dzięki sugestii pieniędzy, część nagrody materialne. Niektóre firmy idą w inną stronę i oferują pracownikom, którzy przedstawili najlepszy pomysł – np. miejsce parkingowe prezesa na tydzień. Ot, taka gratyfikacja 🙂

+1 Pętla sprzężenia zwrotnego tworzenie – pomiary – uczenie się

Uff, długa nazwa. Metoda ta została opisana w książce Erica Riesa „Metoda Lean StartUp” jako metoda ciągłego uczenia się startupów.

Ja chcę Ci ją przedstawić do wykorzystania również jako formę ciągłego doskonalenia, którą będzie się świetnie sprawdzała zwłaszcza w jednym obszarze firmy – marketingu social media.

Dlaczego? Ponieważ w mediach społecznościowych, tak samo w branży startupów, ważne jest tempo pracy i natychmiastowa reakcja na działania klientów. Ta metoda pozwoli na zbadanie jakie treści przyciągają klientów, o której godzinie najlepiej je publikować i na jakiej platformie oraz na szybkie wprowadzenie zmian.

Pętla składa się z 3 faz:

Tworzenia, podczas której tworzymy nasz produkt (lub post)

Pomiarów, podczas którego badamy, w jaki sposób klienci reagują na nasz produkt (post), ile mamy wejść, ile udostępnień, lajków, itd.

Uczenia się na podstawie danych z pomiarów. Wnioski wyciągnięte z badania wykorzystujemy podczas fazy tworzenia kolejnej odsłony produktu (kolejnego postu).

jak wdrożyć kaizen w firmie

 

Jak widzisz, masz wiele możliwości na wprowadzenie Kaizen do swojej firmy. Od czego zacząć? Wprowadź metodę małych kroków… małymi krokami i bądź najlepszym przykładem w swojej firmie.

A może masz już doświadczenie we wdrażaniu Kaizen w firmie? Podziel się nimi w komentarzach - chętnie je poznam 🙂

 

 

Podziel sięShare on Facebook0Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn4
  • Bardzo podoba mi się pierwszy punkt. Widzę i działam. Staram się własnie w taki sposób funkcjonować, żeby od razu reagować i wykonywać daną czynność jeśli to mozliwe.

    • To jest bardzo dobry nawyk. Dzięki temu nie kumuluje się „drobnica” do zrobienia.

  • Nie odkładam rzeczy na później, w myśl Twojej zasady „Widzę, więc działam!”. Często robię rzeczy zaplanowane na później/jutro wcześniej, bo cieszę się z myśli, że będzie już zrobione i będę miała więcej luzu 🙂

  • podoba mi się ta metoda, muszę ją do swojej pracy zastosować, koniecznie 🙂

    • Polecam, bo poprawnie wdrożony Kaizen daje mierzalne rezultaty 🙂

    • Japończycy zaczęli stosować to pierwsi i stali się potęgo – zresztą oni to wymyślili 🙂

  • AnnaSuchta

    Ja to właściwie robię, ale nie wiedziałam, że to metoda Kaizen 🙂 Dobrze przeczytać takie podsumowanie.

    • Narzędzia Lean i Kaizen są bardzo intuicyjne i zazwyczaj nie są niczym nowym dla osób związanych z biznesem lub zarządzaniem. To spisany rozsądny sposób działanie ☺

      • AnnaSuchta

        Takie porządkowanie jest potrzebne. Dzięki.

  • A ja pamiętam z pracy w korporacji, że największy problem był z pkt. 1 co jest dla mnie dosyć abstrakcyjne ale gdy kilka razy spotkałam się z zarzutem „nie wchodź w moje kompetencje” to też przestałam działać pomimo, że widziałam. No abstrakcyjny abstrakt.

    Na marginesie bardzo fajny tekst. Muszę pogrzebać w Twoim blogu 🙂

    • Tak też się zdarza 🙂 Dlatego wdrażając w firmie szczupłe zarządzanie powinniśmy, równocześnie z narzędziami, zmieniać sposób postępowania w pracowników. To się nie dzieje z dnia na dzień, lecz trwa miesiącami a nawet latami.

  • Nigdy wcześniej nie spotkałam się z metodą Kaizen, ale bardzo mi się podoba! Szczególnie pierwszy punkt „Widzę, więc działam” – odzwierciedla moją naturę. 🙂

    • Polecam poczytać trochę o tym obecnie to standard

  • Już wiele razy słyszałam (i czytałam) o Kaizen. Jest to bardzo fajna metoda, również aby wdrożyć ją do swojego domowego życia: sprzątanie, wstawanie wcześniej, posiłki… 🙂

  • Ja pierwszy raz spotykam się z tą metodą choć intuicyjnie staram się ją stosować

    • Metoda ta powstała z doświadczenia, nie jest sztucznym tworem, dlatego jest prosta i zrozumiała nawet dla osób, które nie słyszały o Kaizen. Po prostu zdrowy rozsądek 🙂

  • Polecam przeczytanie książki Erica Riesa „Metoda Lean StartUp” gdyż autor przedstawia swoje doświadczenia w kontekście firm dopiero startujących – cenna wiedza.

    • Również ja polecam. Ostatnie przedstawione przeze mnie narzędzie pochodzi właśnie z tej książki.

  • Pierwszy raz słyszę o tym pojęciu Kaizen… 😛

  • Kaizen to dla mnie nowe pojęcie. Widzę, że to przydatne narzędzie również w pracy indywidualnej 🙂

  • Pingback: #4 Zarządzaj procesowo // Wiosenne porządki w firmie - Och Malina!()

  • Pingback: Cechy produktu idealnego - Model Kano i satysfakcja klienta - Och Malina!()

  • Pingback: Lean w start-upie, czyli systemowe działanie w chaosie? - Och Malina!()