W siódmym już odcinku cyklu Wiosenne porządki w firmie, przedstawię Ci dwie metody służące do pomiaru czasu wykonywania działań, a dokładniej - czasu poświęconego na dodawanie wartości oraz muda.

Chciałabym, abyś po przeczytaniu wpisów dotyczących cyklu, potrafił samodzielnie przeprowadzić proste usprawnienia w firmie. Poznanie liczb, które stoją za Twoją pracą pokażą Ci w obiektywny sposób, jak dużo czasu możesz jeszcze wycisnąć z dnia. Lecz nie poprzez szybsze wykonywanie zadań, ale przez rozsądne gospodarowanie zasobami.


W cyklu znajdziesz też:

#1 Ogarnij procesy

#2 Mapuj procesy

#3 Automatyzuj mądrze

#4 Zarządzaj procesowo

#5 Obserwuj i pytaj

#6 Projektuj miejsce pracy


Pierwsze usprawnienia można wykonać wykorzystując intuicję, poprawiając elementy, które już od dawna Cię wkurzają, irytują lub czujesz, że da się je wykonać sprawniej. W szóstym odcinku pokazuję, jak można usprawnić swoje miejsce pracy. Więcej przeczytasz tutaj.

Pisząc ten tekst musiałam założyć, że pracujesz sam lub w niewielkiej firmie z ograniczonymi zasobami ludzkimi i raczej nie masz możliwości oddelegować jednego z pracowników do wykonania pomiarów. Oczywiście, jeżeli możesz - wykorzystaj to.

1. Zaawansowany diagram spaghetti 😉

O diagramie spaghetti pisałam już w poprzednim artykule. Wracam do niego, ponieważ z diagramu można wyciągnąć dużo więcej informacji.

Tak, jak poprzednio, potrzebny Ci będzie plan pomieszczenia z rozrysowanym wyposażeniem. Jednak tym razem, zamiast rysować ścieżki "na sucho", rysuj te, którymi poruszasz się w rzeczywistości oraz tyle razy, ile razy przeszedłeś daną drogę. Popatrz na rysunek.

Zaczynam przy biurku, idę do puntu 1 (szafka), idę do punktu 2 (regał), wracam do biurka (3), wychodzę z pokoju (4), wracam do biurka (5), idę do regału (6). Na kartce obok zapisuję, po co ruszyłam się zza biurka:

1 - po notatki
2 - po książkę
3 - praca
4 - po herbatę
5 - praca
6 - po książkę

diagram_spaghetti

Całodniowa lista uświadomi Ci, jak często odchodzisz od biurka, a co za tym idzie - odwracasz uwagę od pracy. Za każdym razem, kiedy wracasz do biurka, musisz powrócić myślami do momentu, w którym skończyłeś.

Kolejną korzyścią to poznanie liczby metrów (ba, kilometrów), które dziennie przechodzisz tylko dlatego, że masz źle zorganizowane miejsce do pracy lub nie przygotowałeś sobie wszystkich potrzebnych materiałów przed rozpoczęciem pracy.

Zakładając, że przejście 1 metra zajmuje 1 sekundę, policzysz również ile czasu na to marnujesz.

2. Analiza migawkowa

Bardzo lubię tę metodę, korzystam z niej niemal zawsze podczas wstępnej analizy u klienta. Jednak wykonywana samodzielnie, może zdezorganizować pracę, dlatego polecam Ci ze skorzystania z pomocy (to może być ktokolwiek z rodziny lub znajomych, ważne, żeby potrafił krytykować konstruktywnie).

Obecność osoby z zewnątrz, która da Ci swój feedback i wskaże brak logiki w działaniu (a każdy z nas ma jakieś swoje małe dziwactwa, często nieuświadomione), pozwoli na świeże spojrzenie na to, co i w jaki sposób dotychczas robiłeś.

Równie dobrze możesz skorzystać z kamery i nagrać film. Film nie musi obejmować całego dnia pracy, skup się na obserwacji tych działań które chcesz usprawnić. Następnie nagranie będziesz analizować tak, jakbyś był obserwatorem. Uwierz mi - oglądanie samego siebie w trakcie pracy jest na prawdę dziwnym uczuciem 😉

Jeżeli natomiast pracujesz cały czas przy komputerze i chcesz się dowiedzieć, jaka jest Twoja efektywność, możesz nagrywać ekran. W sieci znajdziesz mnóstwo programów, wybierz taki, który najlepiej Ci odpowiada.

Przed rozpoczęciem badania warto ustalić, jaki proces, krok w procesie lub zadanie będziesz obserwować oraz jakie występują w niej czynności dodające wartość. Wszystkie pozostałe czynności będą natomiast marnotrawstwem oczywistym lub koniecznym (to od Twojego procesu zależy, jak je posegregujesz).

Analiza migawkowa polega na tworzeniu "zdjęć" tego, co w danej chwili się dzieje. Zdjęcia, czy też migawki, robimy co kilka minut, np. co 3 minuty, co 5 minut. Im częściej będziemy pstrykać, tym bardziej dokładne dane otrzymujemy. Zakłada się, że przy ośmiogodzinnym czasie badania, migawka co 5 minut jest wystarczająca. Jeżeli określisz sobie, że będziesz obserwować 2 godziny swojej pracy, rób migawki co 2 minuty.

Jak to wygląda w praktyce:

0:00 - Start pracy
0:02 - pisanie
0:04 - pisanie
0:06 - pisanie
0:08 - rozmowa telefoniczna służbowa
0:10 - rozmowa telefoniczna służbowa
0:12 - fejsbuk prywatny
0:14 - fejsbuk prywatny
0:16 - pisanie
0:18 - fejsbuk firmowy
0:20 - fejsbuk firmowy
0:22 - pisanie
0:24 - pójście po książkę
0:26 - pisanie
0:28 - pisanie
0:30 - szukanie długopisa

Po zakończonym badaniu zlicza się czas przeznaczony na tworzenie wartości oraz marnotrawstwa.

liczba wystąpień zdarzenia x 2 minuty

Jeżeli tworzysz wartość jedynie na komputerze, możesz skorzystać z programów, które zliczają bez Twojego udziału czas, jaki poświęcasz na pracę i na inne rzeczy, np. media społecznościowe (np. Rescue Time). Jednak te programy nie powiedzą Ci chociażby ile razy krążysz po pokoju w poszukiwaniu notatnika lub jak długo rozmawiasz przez telefon z psiapsiółką.

Dane i informacje, które zbierzesz będą dla Ciebie wstępem do prawdziwego usprawniania pracy. Warto przemóc wewnętrzny opór po to, aby zyskać więcej czasu na tworzenie wartości lub na odpoczynek. Sam wybierzesz, co zrobisz z dodatkowym czasem.


#6 wiosenne zadanie dla zaangażowanych

Wybierz jedną z metod i przeprowadź badanie w jednym z procesów, które prowadzisz w firmie.


Na koniec mam do Ciebie pytanie - czy korzystasz z narzędzi pomiaru czasu w swojej pracy (np. wspomnianego Rescue Time lub podobnego)? Jeśli tak - koniecznie napisz, jaki program polecasz. Będę testować 🙂 A jeżeli nie - napisz dlaczego 🙂

 

Podziel sięShare on Facebook0Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn1
  • Nigdy nie testowałam, jakoś nie jest mi to potrzebne

  • To teraz idę do kąta i będę się wstydzić. Strasznie dużo czasu marnuję w pracy, więc z nieba mi spadłaś! Przetestuję analizę migawkową i obawiam się, że wiem, co z niej wyniknie…

  • Zawsze kiedy pracuje staram się mniej więcej patrzeć na zegarek, jednak nigdy nie słyszałam o metodach mierzących pracę. Jakoś nigdy nie przyszłoby mi do głowy robienie zdjęć podczas pracy czy zapisywanie co kilka minut co akurat robię. Najbardziej sensowne wydaje mi sie nagranie filmu ale jakos nie wyobrażam sobie oglądania siebie przy pracy 😉 ja sama problem ma zwykle z zabraniem się za robotę ale jak już zacznę to leci i raczej staram się nie odrywać poki nie skończę. Pozdrawiam! 🙂

  • Wow! My również jesteśmy miłośnikami produktywności i usprawniania wszystkiego, co polepszyć można! A zatem..możesz uznać, że będziemy częstymi gośćmi Twojego bloga! 🙂

  • Pewnie!

  • Wow! A analizie spagetti nie słyszałam, a wyniki jej mogą dać nam bardzo ciekawe rezultaty. Efektywność w pracy jest ważna, bo zawsze lepiej jest gdy możemy robić coś szybciej i dobrze, wtedy jeśli amy zadaniowy czas pracy, po prostu szybciej możemy pójść do domu, albo możemy sobie pozwolić na dłuższą przerwę obiadową:) Pozdrawiam!

  • Bardzo ciekawy blog. Jestem u ciebie po raz pierwszy. Tematy zawodowo dla mnie bliskie, więc chętnie będę zaglądać 🙂

  • Danuta Brzezińska

    Na szczęście nie mam już potrzeby, ale bardzo przydatny wpis dla moich klientów.

  • Pingback: #6 Projektuj miejsce pracy // Wiosenne porządki w firmie - Och Malina!()

  • Pingback: #4 Zarządzaj procesowo // Wiosenne porządki w firmie - Och Malina!()

  • Pingback: #2 Mapuj procesy // Wiosenne porządki w firmie - Och Malina!()

  • Pingback: #5 Obserwuj i pytaj // Wiosenne porządki w firmie - Och Malina!()

  • Pingback: #1 Ogarnij procesy // Wiosenne porządki w firmie - Och Malina!()

  • Ja lubię mieć wszystko w zasięgu ręki, ponieważ nie lubię się odrywać od zadań. Z narzędziami do pomiaru czasu pracy nie miałam do czynienia.

  • Iwona Siekierska

    Lubię mieć wszystko koło siebie i przed pracą przygotowuję wszystkie, potrzebne rzeczy tak, aby potem nie odchodzić od biurka. Nie korzystam z żadnych metod tylko ze swoich, wypracowanych sposobów. Zwykle pracuję w blokach tematycznych i jak na razie nieźle mi idzie ❤️

  • I ja zdecydowanie wolę raz, a porządnie usiąść i wykonać całą robotę (lub robotę zaplanowaną na cały dzień;))

  • Nigdy nie słyszałam o narzędziach do pomiaru czasu pracy muszę przyznać. Będę musiała chyba wypróbować tego Rescue Time. Ja tak bardziej z metody Pomodoro korzystam jeśli można to uznać za pewien pomiar czasu pracy:)