#6 Projektuj miejsce pracy // Wiosenne porządki w firmie

Dobrze zaprojektowane miejsce do pracy wpływa nie tylko na estetykę i samopoczucie, lecz również na efektywność. W tym artykule pokażę Ci, jak zaprojektować miejsce do pracy, aby spełniało podstawowe elementy ergonomii oraz funkcjonalności - na przykładzie mojego domowego biura.

W poszukiwaniu idealnego rozwiązania na zwiększenie osobistej efektywności, skupiamy się przede wszystkim na planowaniu i realizowaniu zadań. Zdecydowanie mniej czasu spędzamy nad zaprojektowaniem miejsca tych zdarzeń.

Ok - spędzamy mnóstwo czasu na inspirowaniu się zdjęciami biurek z mnóstwem bibelotów lub całkowicie minimalistycznymi. Spędzamy godziny na Instagramie i Pintereście. Tyle pięknych rzeczy! Nie jestem robotem bez emocji - też to robię i też to lubię. Nie zliczę godzin, które spędzałam w taki właśnie sposób, przymierzając się do zagospodarowania mojego pokoju do pracy.

Aż w końcu nastał ten dzień, w którym farba na ścianach wyschła, a na podłodze położono panele. Nadszedł czas decyzji.


Jest to szósta część cyklu Wiosenne porządki w firmie

#1 Ogarnij procesy

#2 Mapuj procesy

#3 Automatyzuj mądrze

#4 Zarządzaj procesowo

#5 Obserwuj i pytaj

#6 Projektuj miejsce pracy

#7 Zmierz swoją pracę


Jak zaprojektować idealne miejsce do pracy?

Estetyka jest ważna, ale nie najważniejsza! Poza nią, na idealne miejsce pracy składają się: funkcja, warunki otoczenia oraz ergonomia.

FUNKCJA

Miejsce pracy powinno spełniać określone funkcje. Inaczej przecież będzie wyglądało stanowisko pracy programisty i kosmetyczki.

Projektując miejsce pracy powinniśmy uwzględnić takie informacje, jak:

  • dla kogo projektujemy
  • czego będzie potrzebował na stanowisku
  • w jaki sposób będzie z tego korzystał

Programista przez 8 godzin będzie siedział. Kosmetyczka będzie siedziała przy manicure, stała przy fotelu zabiegowym i przemieszczała się po przyrządy i kosmetyki. Programista może mieć biurko ustawione pod ścianą, natomiast kosmetyczka powinna mieć łatwy dostęp do fotela zabiegowego z każdej strony, itd.

Ustalając funkcjonalność warto popatrzeć na przygotowane wcześniej mapy procesów i ustalić:

  • w ilu procesach bierze udział dany pracownik i czego będzie potrzebował do wykonania zadań - jeżeli pracownik jest przydzielony do danego stanowiska;
  • w ilu procesach bierze udział dane stanowisko i co będzie na nim potrzebne, jeżeli korzysta z niego więcej pracowników (lub domowników).

WARUNKI OTOCZENIA

Warunki otoczenia to wszystkie parametry fizyczne, które bezpośrednio wpływają na pracownika.

Komfort cieplny

Odczuwanie komfortu cieplnego jest bardzo indywidualne. Na to, jak się czujemy w pomieszczeniu, wpływa jego mikroklimat (czyli efekt współdziałania temperatury i wilgotności powietrza, prędkości ruchu powietrza, ciśnienia atmosferycznego oraz promieniowania termicznego otoczenia), aktywność fizyczna i odzież, którą mamy na sobie. Nie bez znaczenia jest również nasz… metabolizm!

Podczas pracy musi zadbać o to, aby nie przegrzewać, ani nie ochładzać organizmu. Każda taka sytuacja prowadzi do powstania stresu termicznego, który wpływa na nasze samopoczucie oraz efektywność wykonywania pracy. Postaraj się utrzymywać wilgotność powietrza w okolicach 40%. Jest to istotne zwłaszcza zimą, kiedy dogrzewamy pomieszczenie.

Dobre oświetlenie

Odpowiednio oświetlone miejsce pracy jest bardzo ważne zarówno dla zdrowia naszych oczu, ale również wpływa na jakość wykonania pracy. Czym jest dobre oświetlenie? Dobre oświetlenie zapewnia odpowiednią ostrość widzenia, szybkość postrzegania i akomodację dostosowane do rodzaju wykonywanej pracy.

Kiedy organizujesz miejsce pracy, przygotuj je tak, aby maksymalnie wykorzystać światło dzienne. Dodatkowo stosuj oświetlenie sztuczne: główne do doświetlenia pomieszczenia oraz punktowe, takie jak lampka na biurko, które sprawdzą się w pochmurne dni i podczas wykonywania prac manualnych.

Dla pracy przy ekranie monitora zalecane natężenie światła wynosi minimum 50 lumenów przy wykonywaniu pracy niewymagającej ciągłego wpatrywania się w ekran (np. podczas przepisywania danych z dokumentów papierowych do komputera) oraz 30 lumenów dla prac wymagających obserwacji treści ekranu monitora.

Ciągła praca z ekranem monitora obciąża wzrok w większym stopniu, niż praca polegająca na wpisywaniu danych do komputera.

Oświetlenie powinno być rozmieszczone tak, aby ograniczać odbicie światła od ekranu monitora i wyposażenia. Dlatego warto zamontować w oknie rolety lub żaluzje, zaopatrzyć się w wyposażenie (meble, sprzęty) o matowych powierzchniach, a pomieszczenie pomalować na jasne kolory.

Ochrona przed hałasem

Hałas jest kwalifikowany jako jedno z zanieczyszczeń środowiska. Mówiąc „hałas”, mam na myśli nie tylko dźwięki ruchliwej ulicy. To również muzyka, której słuchamy w trakcie pracy, odgłosy dochodzące z mieszkania sąsiadów.

Na hałas składają się trzy elementy: nadmierna głośność, określona częstotliwość oraz czas trwania dźwięku. Inaczej odbieramy mruczenie kota i dźwięk młota pneumatycznego. Nadmierny hałas utrudnia skupienie uwagi oraz wpływa na nasze emocje – może nas pobudzić lub wprowadzić w stan przygnębienia, a także doprowadzić do uszkodzeń narządów słuchu.

Jak się przed nim bronić?
Osłabiając rozprzestrzenianie się hałasu: zamknąć okna, drzwi do pomieszczenia, w którym pracujemy oraz wyłączyć zbędne sprzęty wytwarzające dźwięki: radio, telewizję, drukarkę, itd. Jeżeli lubisz słuchać muzyki podczas pracy, wybierz taką, która wprowadza Cię w dobry nastrój. Na psa sąsiada niestety nie mam sposobu…

Duży problem stanowią biura typu open space. Ktoś kiedyś wymyślił, że takie biura nie dość, że zmniejszą powierzchnię potrzebną do usadowienia pracowników, ale również zwiększą ich efektywność. Teraz się okazuje, że to wcale nie jest takie świetne rozwiązanie, a pewna firma stworzyła nawet budki telefoniczne do biura po to, żeby móc w spokoju porozmawiać przez telefon.

Ochrona przed drganiami

Drgania w biurze? Tak, zwłaszcza kiedy pracujesz przy ruchliwej ulicy lub linii kolejowej – przejeżdżająca ciężarówka może spowodować drganie budynku. Przed tym czynnikiem broni nas własne ciało, które jest układem sprężystym i potrafi sobie z nim poradzić. Lecz częste i długotrwałe drgania połączone z hałasem, są uciążliwe i powodują spadek koncentracji.


ERGONOMIA

Ergonomia zajmuje się dostosowanie stanowiska pracy do możliwości psychofizycznych człowieka. Każdy z nas ma inne wymiary ciała (wzrost, długość kończyn), więc idealne stanowisko pracy powinno być dopasowane do obsługującej je osoby. W pracy jest to utrudnione – wyposażenie jest zazwyczaj ustandaryzowane i odziedziczone po innym pracowniku. W domu mamy ten komfort, że możemy dobrać meble do naszych potrzeb.

1. Stanowisko pracy

Stanowisko pracy powinno zapewniać dostateczną przestrzeń – zorganizuj swoje biurko w taki sposób, aby móc z pozycji siedzącej, bez dodatkowego wysiłku (pochylania, naciągania kończyn) dosięgnąć wszystkich najbardziej potrzebnych elementów wyposażenia.

Strefa pracy normalna (A) – to pole, w którym możesz sięgnąć po przedmiot pracy i urządzenia przy opuszczonych wzdłuż ciała ramionach; zadania realizowane w tej strefie wymagają minimum wysiłku.
Strefa pracy maksymalnej (B) – to pole, w którym wykonanie czynności wymaga pochylania się lub naciągania.

jak zaprojektować miejsce do pracy

2. Stół/biurko

Powierzchnia stołu powinna umożliwić swobodne rozmieszczenie wyposażenia. Zwróć uwagę na głębokość stołu. Jeśli stół będzie zbyt wąski, nie pozwoli Ci na optymalne ustawienie laptopa i będziesz obijać kolanami o ścianę 😉

3. Krzesło

Idealne krzesło powinno mieć kółka jezdne, odpowiednio wyprofilowane oparcie i siedzisko zapewniające wygodną pozycję, możliwość obrotu o 360°. Dobrze, jeśli krzesło ma też podłokietniki (ja ich nie używam – łokcie opieram o biurko).

Przy długotrwałej siedzącej pracy, fizjoterapeuci polecają dodatkowe podparcie dolnej części kręgosłupa – można do tego użyć zwiniętego ręcznika, małej poduszki lub płaskiej poduszki do pilates (dysk stabilizujący).

4. Rozmieszczenie obiektów

Istnieją dwa poglądy na sposób rozmieszczenia obiektów na stanowisku pracy:

  • Pierwsza mówi, że wyposażenie powinno stać jak najbliżej pracownika, aby ograniczyć wykonywanie dodatkowych ruchów, a tym samym zwiększyć jego efektywność
  • Drugi pogląd mówi, owszem – unikamy zbędnych ruchów, lecz ustawiamy sprzęty w taki sposób, aby umożliwić pracownikowi wstanie z krzesła i przejście kilku metrów – dla zdrowia.

Jak najbardziej popieram drugie podejście. Ale jest różnica pomiędzy przejściem kilku metrów, a postawieniem drukarki centralnej dwa piętra wyżej (jak się dzieje w niektórych firmach).

Przygotowując miejsce do pracy, zwróć uwagę na przedmioty, które umieszczasz w jego zasięgu. Rozmieść je według następujących kryteriów:

  • ważność - czyli co musisz mieć zawsze pod ręką
  • częstość użycia - przedmioty, których używasz częściej, umieść bliżej siebie
  • kolejność użycia - jeżeli używasz danych przedmiotów jeden po drugim, niech sąsiadują ze sobą
  • spełniane funkcje - przedmioty o tej samej lub podobnej funkcji powinny być łączone w grupy

 


2 metody planowania przestrzeni

W Lean Management odpowiednie zaplanowanie przestrzeni ma trzy istotne funkcje:

  • zwiększenie efektywności,
  • minimalizację marnotrawstwa,
  • zmniejszenie energii wydatkowanej przez pracownika, na bieganie po biurze, hali produkcyjnej w poszukiwaniu narzędzi, papieru, szefa.

Przedstawię Wam moje dwie ulubione metody pomagające w projektowaniu stanowisk pracy.

#1 Kartonowy inżynier

Bardzo istotne jest projektowanie w GEMBA, czyli miejscu zdarzenia, bezpośrednio na stanowisku pracy. Plany i rysunki mają to do siebie, że pięknie wyglądają na ekranie i wydruku, lecz nie dają tego wyczucia rzeczywistości. W tym pomaga kartonowy inżynier.

Metoda ta jest banalnie prosta - polega na wykonaniu z kartonów makiet wyposażenia. Z kartonów tworzysz biurka, regały, stoły. Wystarczy, że będą miały 3 wymiary identyczne z rzeczywistymi biurkami i regałami, które zamierzasz kupić (nie musisz tworzyć nóżek do blatu, a jedynie bryłę o szerokości, długości i wysokości biurka). Następnie ustawiasz je w pomieszczeniu i testujesz, gdzie najlepiej sprawdzi się dany mebel.

Zaletą tej metody jest prostota i fakt, że biblioteczka z kartonu jest lżejsza i nie porysuje podłogi podczas przenoszenia. Do wad należy konieczność zakupu kartonów i sklejanie. Polecę ją szczególnie do małych pomieszczeń, bo daje dobre wyobrażenie o tym, jaką jej część zabierze wyposażenie.

Mniej pracowita odmiana metody, to wyklejenie na podłodze i ścianach taśmą malarską obrysów wyposażenia. Nie da to wrażenia objętości, ale pokaże w jaki sposób będzie można poruszać się w pomieszczeniu.

#2 Diagram Spaghetti

Swoją nazwę zawdzięcza efektowi końcowemu, który wyglądem przypomina właśnie makaron spaghetti.

Metoda ta polega na obserwacji sposobu poruszania się pracownika w obrębie stanowiska pracy. Obserwator zaznacza na planie obszaru każde przemieszczenie się obserwowanego. Ma również okazję do sprawdzenia:

  • w jaki sposób pracownik korzysta z wyposażenia,
  • czy wyposażenie jest odpowiednio rozmieszczone,
  • czy pracownik nie musi się nagimnastykować, żeby sięgnąć po element
  • czy pracownikom nie zagraża niebezpieczeństwo

Dzięki diagramowi możemy ustalić, ile czasu spędzamy przemieszczając się.

Zakładamy, że przejście 1 metra zajmuje 1 sekundę. Jeżeli przemieszczasz się dość często i na dłuższe dystanse, policz, ile czasu Ci to zajmuje - to mogą być te minuty, przez które krzyczysz "Och malina! Już 13!".

Ale oczywiście bez przesady - osobom pracującym przy ekranie monitora przysługuje 5 minut oderwania się od niego na każdą godzinę pracy. Sama dobrze wiem, że jak się człowiek wciągnie w zadanie, nie chce odchodzić od komputera, żeby nie zgubić wątku. Ale się zmuszam, np. robię sobie herbatę, przechodzę kilkadziesiąt metrów po domu i siadam do pracy.

jak zaprojektować miejsce do pracy


Jak rozplanowałam swoje miejsce do pracy

Mój pokój do pracy jest spory, lecz na trzech ścianach mam drzwi, a na czwartej okno. Problemem było dla mnie ustawienie biurka, dlatego stworzyłam sobie plan pokoju i rozrysowałam, w jaki sposób będę się po nim poruszać w danym układzie - stworzyłam diagramy spaghetti dla potencjalnych układów. Pomógł mi w tym program Icovia Room Planner.

Pokój jest prostokątny, a drzwi na środku dłuższych ścian dzielą go na dwie części, dlatego mam dwie lampy sufitowe - o tym warto pomyśleć już na etapie remontu i wymiany instalacji elektrycznej.

Od razu założyłam też, że biurko stanie w części z oknem. Okno wychodzi na południowy zachód, więc w ciągu dnia mam mnóstwo naturalnego światła, popołudniami aż zbyt dużo 😉

Poza tym pracuję na komputerze stacjonarnym, więc mam kable, wszędzie kable!

Wady i zalety wybranych układów pomieszczenia

Układ A:

  • wady: krzesło zwrócone tyłem do drzwi, popołudniami słońce świeci prosto w ekran, światło z lampy jest z tyłu
  • zalety: do 15.00 mam fantastyczne, naturalne światło do pracy, nie muszę omijać biurka podczas przemieszczania się, kable są pod ścianą, nie przeszkadzają, widzę zieleń za oknem, mam ścianę do powieszenia kalendarza i notatek, parapet służy jako przedłużenie biurka

Układ B:

  • wady: podczas przemieszczania się muszę okrążać biurko blat biurka stoi na koziołkach, więc jest ryzyko potknięcia, kabel przedłużacza pójdzie przez pół pokoju, nie mam widoków za oknem, za to osoby przechodzące przez pokój mają widok na kable i tył sprzętu
  • zalety: widzę wszystkie drzwi, mam dobre światło dzienne do pracy na komputerze (cały dzień) i lampę sufitową nad głową

Układ C:

  • wady: muszę omijać biurko i koziołki podczas przemieszczania się, tył sprzętu jest na widoku, nie mam dodatkowego blatu-parapetu, nie mam widoku na zieleń za oknem, światło lampy sufitowej z prawej strony
  • zalety: dobre światło dzienne, widzę wszystkie drzwi

Układ D:

  • wady: nie wiem, co się za mną dzieje, nie mam ściany na kalendarz, światło z lampy sufitowej świeci na plecy, zablokowane światło do pracy na komputerze, nie mam widoku na koszatniczkę-asystenta
  • zalety - dodatkowa półka-parapet, dobre światło do prac manualnych i pisania

Dzięki tej liście doszłam do wniosku, że najlepszym układem będzie plan A.

jak zaprojektować miejsce do pracy


#5 zadanie dla zaangażowanych

Wykonaj Diagram Spaghetti dla swojego miejsca pracy i ustal 3 elementy, które możesz usprawnić od ręki.


Pytanie na zakończenie: gdzie najlepiej Ci się pracuje - w domu, w kawiarni, albo przy biurku w pracy? Koniecznie zostaw komentarz pod wpisem!

Podziel sięShare on Facebook0Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn3
  • Klaudia Kałążna

    Dawno nie przeczytałam tak wyczerpującego temat artykułu związanego z kształtowaniem otoczenia, w którym funkcjonujemy. Zaczęłam spoglądać na moją pracownię i chyba diagram spaghetti znajdzie zastosowanie 🙂 Podoba mi się, w jaki sposób łączysz teorię z praktyką i wyjaśniasz sprawy.

    • Dziękuję 🙂 Diagram spaghetti – nie dość, że brzmi smakowicie, to jeszcze pomaga w ogarnięciu miejsca do pracy 🙂

  • Pracuję głównie z domu, ale wolę z biura 🙂 Niemniej praca z domu ma swoje zalety, między innymi te, o których piszesz: cisza, czy optymalna temperatura (w lecie klimatyzacja w biurach mnie zabija). Nie mam niestety aż tak zaplanowanej przestrzeni do pracy, ale z jednej rzeczy jestem bardzo zadowolona: biurka z automatyczną regulacji wysokości blatu. Kilka sekund i stoję sobie wygodnie przed monitorem. Naprawdę fajna sprawa jeśli się spędza przy komputerze prawie cały dzień.

    • Zazdroszczę biurka! Też za mną chodzi, ale musi jeszcze trochę poczekać 🙂 Praca w domu to wielka walka z rozpraszaczami, dlatego miejsce do pracy powinno być ich pozbawione. Oczywiście do takiego stopnia, jak to jest możliwe, bo często dzielimy tę przestrzeń z innymi domownikami.

  • Pingback: #1 Ogarnij procesy // Wiosenne porządki w firmie - Och Malina!()

  • Ależ praktyczny wpis! Samo mięso, jeszcze do tego opakowane w ładne grafiki.
    Z przykrością stwierdzam, że moje miejsce pracy nie do końca spełnia opisane przez Ciebie wymogi. Ale na pewno jest pole do wdrażania zmian 🙂

    • Dzięki! Jeżeli widzisz potencjał do zmian, to jesteś już w połowie drogi 🙂

  • Zwróciłaś uwagę chyba na wszystko 🙂 Widać ten profesjonalizm 🙂

  • Samo soczyste mięsko! 🙂 Dla mnie, najważniejsze jest, aby w miejscu pracy panował porządek!

  • Dla mnie miejsce pracy jest baaaardzo ważne, lubię mieć ładnie, komfortowo i przede wszystkim „po swojemu”. Zawsze oswajam przestrzeń, nawet jak przyjeżdżam na warsztaty, które mam prowadzić w obcym miejscu, to stawiam się wcześniej i metodycznie rozkładam swoje rzeczy. Czuję się wtedy lepiej, bezpieczniej. Poza tym zapraszam w ten sposób klientów do siebie, do swojego świata. O ergonomii myślę nieco mniej, ale może to błąd 😉

    • Ergonomia jest ważna ze względu na zdrowie: wygodne krzesło, odpowiednia wysokość biurka i dobre oświetlenie to minimum, zwłaszcza kiedy spędzasz w danym miejscu dużo czasu.

  • O rozkładaniu kartonów słyszałam, ale uzupełnienie o diagram spaghetti daje lepszą perspektywę! Super, jestem akurat przed przemeblowaniem małym, bardzo się przydało 🙂

  • Ile ja się nakombinowałam, żeby moje miejsce pracy było komfortowe i mieściło się w kryteriach! A to światło z okna na monitor, a to monitor pod takim kątem, że prawa ręka nie mogłaby swobodnie spoczywać na biurku, a to nie mam ściany na powieszenie ramy, a to nie widzę drzwi plus narażam komputer na bliskość kaloryfera… To było prawdziwe wyzwanie! Dziś jestem bardzo zadowolona ze swojego układu i nic bym nie zmieniła. Chyba, że… po przeprowadzce. 🙂 Wtedy zdecydowałabym się na głębsze i szersze biurko. Miejsca nigdy dość. 🙂

    • Tak, biurko musi być wygodne! Też wymieniłam ostatnio 1-metrowy blat na 2 metry i już mi jest całkiem wygodnie 🙂 Od czasu napisania postu udało mi się jeszcze zorganizować zasłony do okien, bo popołudniami słońce uniemożliwiało pracę. Robi się pięknie 😀 Może powrzucam kiedyś fotki 🙂

  • To jest chyba najlepszy post o ergonomii i urządzaniu miejsca pracy jaki widziałam! Gratulacje! Zapisuję i podam dalej 🙂
    A propo inspiracji – kiedyś u siebie pokazywałam biurka dziewczyn z polskiej blogosfery i kilka zagranicznych inspiracji. To, jak pięknie i funkcjonalnie można urządzić takie domowe (lub firmowe) biuro, zależy od użytkownika, ale niektóre zasady pozostają niezmienne – dobre oświetlenie, odpowiednia wielkość biurka, wygodne krzesło.

    • Dziękuję Agnieszko 😀 Masz rację, te 3 elementy to podstawa. Moja przestrzeń się jeszcze zmienia, ale te 3 elementy muszą być spełnione 🙂