kwestionowanie_statusu_quo

Identyfikacja marnotrawstwa to podstawa Lean Thinking. Na tej podstawie odchudzimy biznes, co jest kolejnym krokiem na drodze do zwiększenia efektywności, wydajności i elastyczności procesów w firmie. Dieta eliminacyjna - tak możemy to nazwać. Co będziemy eliminować - marnotrawstwa oczywiście. Przez kolejne 4 tygodnie zajmiemy się narzędziami pozwalającymi na ich identyfikację.

W tym wpisie przedstawię Ci dwa sposoby na odchudzenie firmy, które nie wymagają skrupulatnych pomiarów, a jedynie umiejętności obserwacji, zdrowego rozsądku oraz… intuicji*!


W cyklu “Wiosenne porządki w firmie” znajdziesz:

#1 Ogarnij procesy

#2 Mapuj procesy

#3 Automatyzuj mądrze

#4 Zarządzaj procesowo

#5 Obserwuj i pytaj

#6 Projektuj miejsce pracy

#7 Zmierz swoją pracę


* Chociaż zawsze podkreślam, że powinniśmy swoje działania opierać na faktach, intuicja też jest elementem Lean. Jest to jednak intuicja ekspercka, bowiem znasz swoją firmę i “czujesz”, w którym miejscu ją boli. Nie wynika to z jakiejkolwiek kosmicznej mocy wszechświata, lecz z wiedzy. Warto poczytać: Daniel Kahneman “Pułapki myślenia. O myśleniu szybkim i wolnym”. (Żadna reklama, polecam dla Twojego dobra).

Bardzo często, zwłaszcza na początku drogi Lean, nie potrzebujemy żadnych wymyślnych narzędzi po to, aby usprawnić firmę i zdecydowanie polepszyć wyniki. Dlaczego? Dlatego, że na początku tego marnotrawstwa będzie mnóstwo i wcale nie będzie specjalne ukryte. Znajdziesz je tuż pod własnym nosem. Na początek wystarczy kartka, długopis, lista marnotrawstw oraz mapa procesu, którą przygotowaliśmy wcześniej. I otwarte oczy i umysł.

W jakiej skali eliminujemy?

Marnotrawstwa możemy usuwać w 3 skalach:

  • makro - czyli pozbywamy się całych niepotrzebnych procesów. Zazwyczaj nie da się całkiem procesu usunąć, lecz ograniczyć działania do minimum przez delegowanie lub automatyzację.
  • mezo - usuwamy niepotrzebne kroki w procesie, nawroty, punkty decyzyjne. Mapa procesu, ze skomplikowanego algorytmu, zmienia się w elegancko uproszczony przebieg działań.
  • mikro - w tej skali upraszczamy pojedyncze kroki w procesie, poszczególne operacje, czyli organizujemy stanowiska pracy pod kątem zakresu odpowiedzialności, wymaganej jakości, ale też ergonomii i bezpieczeństwa.

To, jaką skalę obierzesz, zależy przede wszystkim od potrzeb Twojej firmy. Jeżeli masz problem z jakością, zacznij od kroków w procesie i zobacz, w jaki sposób działają Twoi pracownicy. Jeżeli masz problem z efektywnością - spójrz w pierwszej kolejności na mapę procesu, być może zauważysz brak spójności.

Idźmy do metod.

#1 Pytaj "dlaczego?"

Czyli ciągłe zadawanie pytania “dlaczego?”. To jest to jedno pytanie, które zaprowadziło naszą cywilizację do miejsca, w którym jesteśmy. Dlaczego “dlaczego?” nie miałoby pomóc twojej firmie?

Pytaj:

  • dlaczego robię to zadanie w taki sposób?
  • dlaczego na mapie procesu widnieje ten krok?
  • dlaczego w ogóle robię to zadanie?

Jeżeli nie możesz znaleźć logicznego powodu dla danego działania, możesz posłużyć się sposobem żywcem wziętym z metodologii Rozwiązywania Problemów. Metoda nazywa się “5x dlaczego?” i jest metodą przyczynowo-skutkową. Polega na kontynuowaniu zadawania pytania “dlaczego” tak długo, aż znajdziemy odpowiedź.

#2 Obserwuj - Formularz identyfikacji marnotrawstw

Od tego narzędzia zaczyna swoją przygodę każdy adept sztuki Lean. Marnotrawstwa to wszystkie te elementy, działania, zadania, które wykonujemy, a które właściwie są niepotrzebne. Możemy je od razu wyeliminować z procesów i operacji lub ograniczyć, jeżeli nie da się ich całkowicie usunąć.

Więcej informacji na temat marnotrawstw znajdziesz w tych artykułach:

Jak je zidentyfikować? Przez obserwację!

Jeden z managerów Toyoty, Taiichi Ohno (swoją drogą - legenda!) miał niezawodny sposób na to, aby nauczyć nowych managerów obserwacji marnotrawstw. Otóż rysował koło na posadzce hali produkcyjnej, w jego środku stawiał managera i dawał mu jedno zadanie: Znajdź marnotrawstwo. Biedak stał w tym kole tak długo, aż udało mu się je zaobserwować (prawdziwi twardziele stali w Kole Ohno godzinami).

Ty również możesz sobie stworzyć takie Koło Ohno, chociażby na krzesełku, i obserwować otoczenie. Co robią twoi pracownicy, jak to robią, po co to robią?

Co zrobić, jeżeli pracujesz sam? Albo poprosić kogoś o pomoc - to wersja dla odpornych na krytykę 😉 albo samemu notować na formularzu wystąpienia danego marnotrawstwa. Metoda samodzielna jest o tyle trudniejsza, że wymaga ciągłego skupiania uwagi na poszukiwaniu. Żeby zrobić to w miarę obiektywnie, możesz nagrywać siebie podczas pracy (lub zrobić zrzut ekranu), a potem, na spokojnie, przejrzeć nagrania. Uwierz mi - złapiesz się za głowę.

Żeby Ci ułatwić start, przygotowałam formularz identyfikacji marnotrawstw PDF do pobrania:

Pobierz w kolorze
Pobierz bez koloru

Lean to sposób myślenia o działaniach

Powyższe metody wydają się proste, lecz mają na celu nauczyć Cię obserwacji otoczenia i swoich działań -  szczupłego myślenia, które jest podstawą całej metodologii. Bez opanowania podstaw, każde inne narzędzie po prostu nie spełni swojej roli.

Ale to zabiera mnóstwo czasu!

O działaniach leanowskich powinniśmy myśleć jak o inwestycji, nie stracie czasu! Inwestując jednorazowo dwie godziny na zbadanie kluczowego procesu, może się okazać, że uwolnisz kilka godzin miesięcznie tylko przez zaniechanie niepotrzebnych działań. A to dopiero początek!


#4 wiosenne zadanie dla zaangażowanych

Zidentyfikuj główne marnotrawstwa w swojej firmie. Ogólna odpowiedź “marnuję czas” się nie liczy. Odpowiedź “marnuję czas na niepotrzebne kopiowanie dokumentów” będzie znacznie lepsza. Konkrety, konkrety, konkrety.


I pytanie do pozostałych - jak często zadajecie sobie pytanie “dlaczego?” pod kątem efektywności? Czy w ogóle je sobie zadajecie? A może macie inne triki na uproszczenie pracy? Koniecznie zostawcie komentarz!

Podziel sięShare on Facebook0Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn4
  • Marlena Marczuk

    Pracuję póki co nad tym, aby samemu nie robić i aby się samo robiło 😉 Przynajmniej w tej większej części 😉
    A pytanie „dlaczego”- 5 razy! Wypróbuję koniecznie!! 🙂

  • Katarzyna

    Mnóstwo rzeczy robimy w pracy „bo ktoś tak nas nauczył”, te pytania mają dużą moc i otwierają głowę! Dzięki! Świetna anegdota z Toyoty, uwielbiam Japończyków za ich zacięcie do działania do granic dziwności !:)

  • Ciekawy artykuł. Czasami się zastanawiam na różnymi procesami w swojej firmie pod katem zwiększenia efektywności. Czasem się udaje coś ulepszyć, czasem przyzwyczajenia biorą górę i zostaje po staremu. Tej metody nie stosowałem jeszcze. Może czas spróbować 🙂

  • Laura LR

    Bardzo ciekawy post 🙂

  • Od dzisiaj biorę się za obserwację! 🙂

  • Honorata Dyjasek

    Bardzo ciekawy artykuł. Przydatne wskazówki, które na pewno dają do myślenia 🙂

  • Konkrety zawsze i wszędzie. 😀 Nie tylko przy stwierdzaniu tego, co nie działa, ale też przy planowaniu, co chce się zmienić. 🙂

  • Ewelina Szymczak

    Świetne. Przydatne w moim pasjobiznesie:-)

  • Pingback: Lean w start-upie, czyli systemowe działanie w chaosie? - Och Malina!()

  • Pingback: Ucz się na swoich sukcesach! - Och Malina!()