automatyzacja_procesow

Mówiąc o procesach i ich usprawnianiu, nie mogłabym pominąć automatyzacji. Jest to ważny temat, dlatego postanowiłam napisać o nim kilka słów jeszcze zanim przejdziemy do usprawniania procesów.

Automatyzujemy niemal wszystko: płatności internetowe, działania marketingowe, obsługę klienta, działanie firmy – workflow. Tutaj nie ma wątpliwości – automatyzacja zaoszczędziła nam mnóstwo czasu. Lecz musimy działać rozsądnie i korzystać z tych udogodnień, których potrzebujemy.


Co jeszcze znajdziesz w cyklu Wiosenne porządki w firmie:

#1 Ogarnij procesy

#2 Mapuj procesy

#3 Automatyzuj mądrze

#4 Zarządzaj procesowo

#5 Obserwuj i pytaj

#6 Projektuj miejsce pracy

#7 Zmierz swoją pracę


#1 Klient

Rozsądne będzie wdrożenie takich narzędzi do automatyzacji, do których klienci są już przyzwyczajeni i chętnie z nich korzystają. Najbardziej oczywiste są płatności: tak, jak każdy sklep stacjonarny powinien zaopatrzyć się w terminal płatniczy, tak każdy sklep internetowy powinien współpracować z serwisami do płatności internetowych.

Fajny artykuł na ten temat napisała Kasia z bloga Po Sukces na Szpilkach - 10 rzeczy, które sprawiają, że nigdy od ciebie nie kupię

Najpierw celujemy w wygodę klienta – nie naszą. Łatwiej jest przygotować notkę „Kasę za produkt przelej na podany numer konta”, niż podpisywać umowy z serwisami płatniczymi. Lecz dla klienta oznacza to nużące przeklikanie metodą kopiuj-wklej danych do przelewu. Jeżeli robi to rzadko – przeżyje, ale jeśli kupuje u Ciebie często, może się w końcu wkurzyć!

Z drugiej strony taka notka pozwoli klientowi na zakup produktu, jeżeli nie ma on zaufania do serwisów (a tacy są) lub jako plan B, kiedy serwis ma problemy techniczne.

Pamiętaj, że klientowi warto dać możliwość wyboru, czy to formy płatności, sposobu dostarczenia produktu, kontaktu z Twoją firmą, itd.

#2 Bezpieczeństwo procesów online

Chyba największą zaletą narzędzi online jest ich dostępność. Działają na każdym sprzęcie, oferują wiele darmowych funkcji. Wystarczy tylko dostęp do Internetu i gotowe.

Ale uwaga – praca z tymi narzędziami, to powierzenie swoich procesów i informacji firmie zewnętrznej i niczym nie różni się od przekazania firmowych finansów księgowej. I to nie byle jakich procesów, lecz tych kluczowych pomiędzy firmą a klientem. To firma zewnętrzna przechowuje dane Twoje i Twoich klientów. Dlatego powinieneś korzystać tylko ze sprawdzonych, zaufanych serwisów.

#3 Automatyzacja bez poznania procesów

W ostatnim czasie zauważyłam, że wiele osób automatyzuje wszystko „na hura!” i dlatego, że „wszyscy to mają”, bez zastanowienia się, w jaki sposób to „usprawnienie” ma pomóc mojej firmie lub moim klientom.

Spotkałam się też z tworzeniem workflow na podstawie przypuszczeń, nie mapowania oraz, nie wiem, co gorsze, tworzeniem workflow pod system IT, nie odwrotnie.

Nie tędy droga!

Po pierwsze - najpierw mapujemy procesy, potem je odchudzamy i upraszczamy. Automatyzacja jest produktem końcowym tych działań!

Po drugie – to system IT powinien być napisany pod nasze procesy. Jeżeli firma oferuje Ci „najlepszy system do zarządzania biznesem na rynku” jako zamknięty produkt – wywal firmę za drzwi! Systemy IT mają wspomagać prowadzenie biznesu, nie utrudniać.

#4 Zarządzanie narzędziami do automatyzacji

Podam Ci pomysł na wielomilionowy biznes: stworzenie narzędzia do zarządzania narzędziami. Powodzenia.

Wracamy do narzędzi online, bo to głównie o nich mowa. Przyznaj się przed samym sobą – z ilu narzędzi korzystasz:

1. Wymień narzędzia online do planowania zadań, zarządzania projektami
2. Wymień narzędzia online do planowania social media
3. Wymień narzędzia online do tworzenia treści wizualnych
4. Wymień narzędzia online do tworzenia treści

Ile narzędzi udało Ci się naliczyć? Ile pominąłeś? Ile pominąłeś celowo? 😉

Wszystkie te narzędzia są rozproszone, hen, w przestrzeni Internetów. Każde trzeba odpalić osobno, zalogować się, itd. I zapamiętać: ten projekt prowadzę tutaj, ten tutaj, zdjęcia na blog obrabiam tutaj, ale dla klienta tutaj, bo ma tę i tę funkcję, a jeszcze muszę wejść tutaj, bo mam świetny pomysł, który zapisuję w tym narzędziu…

Kończy się na tym, że zamiast pracować, przechodzimy tylko z narzędzia do narzędzia.

Dlatego czekam na tego jedynego (te jedyną), który wszystkie funkcje zbierze w jednej aplikacji. Czekam… Dostanie moje pieniądze.

Świetny post o aplikacjach napisała Żaneta z bloga Nettelog.pl - Aplikacja idealna & Tworzenie systemu produktywności na praktycznym przykładzie

 

#5 Automatyzacja kontra elastyczność

Elastyczność jest przydatną cechą biznesu. Umiejętność dopasowania się, szybkiej reakcji na zmiany w otoczeniu są obecnie być albo nie być firmy. 

W jakim obszarze najwięcej się dzieje? Oczywiście w social media i marketingu. Tutaj zmienność jest na porządku dziennym: każdy dzień to inny hashtag, mem i viral. A Ty masz zaplanowane posty na cały miesiąc z góry i jesteś zadowolony, bo tyle mniej roboty przed Tobą. A w rzeczywistości i tak spędzasz kolejne godziny na SM, bo trzeba reagować na komentarze, pytania lub podążać za nowinkami.

Dalej - automatyzacja blokuje inne możliwości wykonania danego działania. Zdarza się, że firma chciałaby zmienić jakiś proces, ale tego nie robi, bo nie chce grzebać w systemie IT. "W sumie po co zmieniać, skoro dobrze działa."

Automat nie jest dany raz na zawsze, lecz powinien odpowiadać aktualnym potrzebom firmy i zmieniać się wraz z jej rozwojem. Same systemy również ulegają doskonaleniu, tworzone są nowe i technologie, dlatego przedsiębiorca powinien trzymać rękę na pulsie i szukać nowych rozwiązań.

 

Jak automatyzować, żeby było dobrze?

 

ZAPLANUJ

#0 Ustal procesy, których nie będziesz automatyzować

Zautomatyzowane procesy działają sobie w tle, kiedy Ty zajmujesz się innymi rzeczami. A tym samym tracisz nad nimi kontrolę. Zdecyduj, które z nich są na tyle istotne, że nie warto wrzucać ich w automat.

#1 Wybierz procesy, które chcesz zautomatyzować

Zastosuj kryteria, np. kryterium standardu. Jeżeli automatyzacja danej czynności jest standardem - automatyzuj. Innymi kryteriami mogą być: czas potrzebny do wykonania danego zadania, częstotliwość danego zadania, zasoby (głównie ludzkie) potrzebne do jego wykonania.

#2 Mapuj i upraszczaj procesy

Jeżeli chcesz wdrożyć systemy IT w firmie, przyda Ci się profesjonalny i darmowy (cudowne zestawienie przymiotników) program Bizagi Modeler.

Bizagi Modeler pozwala na modelowanie procesów według BPMN - Business Process Model and Notation, stworzony przez Object Management Group i stosowany jako standard w komunikacji pomiędzy biznesem a IT.

Za jego pomocą stworzysz mapę stanu rzeczywistego, a potem go uprościsz.

#3 Zastanów się CO i PO CO chcesz automatyzować

Nie musisz automatyzować całego procesu, lecz np. tylko jego fragment. Na podstawie mapy ustal, co możesz zautomatyzować, a co powinno być robione ręcznie lub nad jakim elementem chcesz mieć całkowitą kontrolę.

#4 Ustal JAK to zrobisz

W jaki sposób chcesz daną czynność lub cały proces zautomatyzować? Oczywiście w większości przypadków istnieją już gotowe i sprawdzone rozwiązania, z których warto skorzystać, jak omawiane wyżej narzędzia online. Lecz nie zamykaj się na innowacyjność. Chyba każdą czynność można wykonać lepiej lub szybciej.

WYKONAJ

#5 Automatyzuj

Dopiero teraz możesz wrzucić proces w automat. I testuj. Zazwyczaj pierwsze rozwiązanie nie jest tym idealnym i nie ma się co zrażać. Daj sobie kilka dni, tygodni na poznanie nowego systemu. Notuj wszystkie problemy, które się pojawią.

SPRAWDŹ

#6 Zadecyduj, czy automat się sprawdza

Przejrzyj listę problemów i zastanów się, jaki wpływ mają one na ogólną ocenę systemu.

DZIAŁAJ 

#7 Jeżeli wszystko działa sprawnie - kontynuuj

Brawo!

#8 Jeżeli pojawiło się sporo problemów - napraw je

Wróć do mapy procesu, skonfrontuj ją z systemem i wprowadź zmiany do systemu lub zmień narzędzie. Wróć do kroku #5 i testuj!


#3 wiosenne zadanie dla zaangażowanych

  1. Wypisz wszystkie procesy, które automatyzujesz
  2. Zapisz dlaczego je automatyzujesz
  3. Zapisz, jakie masz korzyści z automatyzacji tych procesów. Zabronione jest wpisywanie: zyskuję czas. To za mało!

Jeszcze nigdy w życiu nie napisałam tyle razy "automatyzacja". I to chyba we wszystkich przypadkach. A, nie. Automatyzacjo! Teraz we wszystkich 😉

Powiedzcie mi, jak to u was wygląda. Jakie procesy automatyzujecie? Jak to robicie? Zostawcie komentarz pod tym tekstem.

 

Podziel sięShare on Facebook0Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn2
  • Super dziękuję ❤

  • Twój post na pewno przyda się wielu przedsiębiorcom:)

  • Danuta Brzezińska

    Przydatny post.