#1 Ogarnij procesy // Wiosenne porządki w firmie

Tym artykułem otwieramy cykl wpisów „Wiosenne porządki w firmie”. Przez kolejne 12 tygodni będziemy rozmawiać o sposobach na uporządkowanie procesów w firmie, organizacji pracy, metodach doskonalenia i rozwiązywania problemów.

Co jest celem cyklu? Zwiększenie efektywności i zmniejszenie kosztów!

Dla kogo: właścicieli małych firm, działalności gospodarczej, blogerów, freelancerów, którzy chcą wznieść swój biznes na wyższy poziom!


W cyklu znajdziesz:

#1 Ogarnij procesy

#2 Mapuj procesy

#3 Automatyzuj mądrze

#4 Zarządzaj procesowo

#5 Obserwuj i pytaj

#6 Projektuj miejsce pracy

#7 Zmierz swoją pracę


 No to zaczynamy!

Procesy w firmie

Powinniśmy zacząć od podstawowych definicji. Mnóstwo mówi się o procesach, np. sprzedażowych, marketingowych, lecz czy zastanawiałeś się kiedyś, czym tak właściwie jest proces?

Otóż proces biznesowy, bo takim będziemy się zajmować, to seria powiązanych ze sobą działań lub zadań, które rozwiązują określony problem lub prowadzą do osiągnięcia określonego efektu.

Warto sobie uświadomić, że niemal wszystko, co robimy w firmie jest procesem: mamy proces pozyskiwania klientów, proces zakupów materiałów, proces wytwórczy, proces reklamacji, itd.

Wielkość firmy jest tutaj bez znaczenia – procesy są podstawowym elementem działania zarówno wielkich koncernów, jak i działalności jednoosobowej. Większość procesów jest taka sama: każda firma potrzebuje klientów, materiałów, księgowości. Różnica jest tylko w skali procesów. Większy zazwyczaj potrzebuje więcej (a i to się zmienia – mnóstwo firm wdraża rozwiązania oparte o lean management i/lub six sigma, co systematycznie skraca i przyspiesza procesy).

Właściwie można powiedzieć, że każda organizacja jest zbiorem procesów.

Procesy w firmie możemy podzielić na trzy typy:

  • zarządcze, które obejmują m.in. planowanie strategii, tworzenie wizji i misji, ustalanie celów
  • operacyjne, których wynikiem jest wartość dodana (procesy wytwórcze, marketingowe)
  • pomocnicze, to wszystkie procesy, które nie dodają wartości, ale są konieczne do prawidłowego funkcjonowania firmy, np. księgowość, wsparcie IT, procesy administracyjne

Jak zidentyfikować proces?

Żeby móc wyróżnić poszczególne procesy występujące w firmie, musimy znać ich cechy:

1. Proces ma początek i koniec.

2. Proces nie jest samodzielny, lecz przeplata się z innymi procesami (np. zakończenie procesu zamówienia klienta rozpoczyna proces realizacji tego zamówienia).

3. Proces istnieje w otoczeniu biznesowym, na który składają się dostawcy i klienci (wewnętrzni i zewnętrzni)

4. Proces jest działaniem powtarzającym się, a czynności w procesie są uporządkowane według czasu i miejsca ich wykonania.

5. Proces ma jedno zadanie – zrealizować wymagania klienta (wewnętrznego lub zewnętrznego).


Wynikiem procesu jest jakość!

Jakość, czyli zgodność z wymaganiami klienta. Nic więcej, nic mniej.


Identyfikując procesy idź tym tropem: co od kogo dostajesz, co z tym robisz i komu przekazujesz. I tak w kółko tyle razy, ile masz procesów!

 jak zorganizowac biznes

Dlaczego znajomość procesów jest tak ważna?

Prowadzenie firmy bez znajomości procesów, które w niej zachodzą, można porównać do gry w Monopoly bez przeczytania książeczki z zasadami. Zagrasz, lecz będziesz to robił „na czuja”.

I tak właśnie działa wiele biznesów - „na czuja” i „wydaje mi się”.


W biznesie ważna jest wiedza – nie zgadywanie!


Jakie korzyści przyniesie Ci znajomość procesów?

  • Określisz ramy, w których działa twój biznes. Dowiesz się, co Twoja firma tak naprawdę robi i czego nie robi, na czym zarabia, a co zwiększa koszty jej prowadzenia.
  • Zwiększysz efektywność i usprawnisz planowanie. Przestajesz działać po omacku - wiedząc, ile czasu dana czynność zajmuje, jakich zasobów potrzebujesz, potrafisz precyzyjniej zaplanować działania i skupiasz się tylko na rzeczach istotnych.
  • Potrafisz szybciej zareagować na problemy. Potrafisz wskazać problematyczne miejsce zanim problem rzeczywiście wystąpi. Gasisz pożary małym palcem i szybko określasz pierwotną przyczynę problemu, dzięki czemu zapobiegasz jego ponownemu wystąpieniu.
  • Potrafisz wskazać miejsca do doskonalenia. W narzędziach, metodach, materiałach, pracownikach, jakości, bezpieczeństwie, sposobie zarządzania.
  • Znajomość procesów jest kluczowym elementem automatyzacji. Pozwoli ustalić te procesy lub ich elementy, które warto automatyzować, a które nie.

Warto sobie uświadomić, że dopiero w momencie zdefiniowania i opisania procesów, przejmujemy prawdziwą kontrolę nad firmą.


 

#1 wiosenne zadanie dla zaangażowanych

Przygotuj listę procesów występujących w Twojej firmie. Jeżeli masz taką możliwość, poproś o pomoc współpracowników - zdziwisz się, że mogą wiedzieć o firmie więcej niż jej właściciel 🙂


A do pozostałych mam kilka pytań! Czy temat procesów pojawił się w waszej działalności (biznesowej, blogowej)? Czy rozrysowujecie przebieg procesu, np. sprzedażowego, marketingowego? Które z nich automatyzujecie?

Podziel sięShare on Facebook0Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn3